واریانس در مدیریت ارزش کسب شده (EVM): چرا باید از آن استقبال کنیم

واریانس کلمه‌ای ترسناک نیست

گزارش واریانس در سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) معمولاً با فرآیندهای پیچیده و جزئیات زیاد همراه است. بارها دیده‌ایم که مدیران حساب کنترل (CAM) سعی می‌کنند از مواجهه با مسائل واریانس طفره بروند. متأسفانه، واریانس اغلب با ترس از شکست همراه است. اما این دیدگاه باید اصلاح شود و مدیران ارشد باید به تیم خود اطمینان دهند که واریانس در واقع یک فرصت برای پیشرفت و کنترل بهتر پروژه است.

هر حرفه‌ای در حوزه EVM اگر گزارشی بدون واریانس دریافت کند، سریع نتیجه می‌گیرد که هیچ ارزش کسب شده معناداری در پروژه انجام نشده است. واریانس یک واقعیت غیرقابل اجتناب است؛ درست مانند مرگ و مالیات. برای مطالعه بیشتر میتوانید مقاله ” مشکلات سیستم مدیریت ارزش کسب‌شده (EVMS) در پروژه‌های ساخت‌ ” را بخوانید.

نقش مدیر پروژه

وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه، شناسایی زودهنگام و تلاش برای کاهش واریانس است. خط مبنای سنجش عملکرد (PMB) که برای اندازه‌گیری پروژه استفاده می‌کنید، تنها بهترین حدس شما از پیشرفت پروژه بوده است. واقعیت این است که هیچ پروژه‌ای دقیقاً طبق برنامه پیش نمی‌رود.

مدیریت به معنای درست انجام دادن همه چیز نیست؛ مدیریت به معنای اصلاح و کنترل اشتباهات است. واریانس به این معناست: «من برنامه‌ریزی کرده بودم، شرایط تغییر کرد و سیستم EVM، اگر درست راه‌اندازی شده باشد، هشدار می‌دهد تا بتوانم اقدام کنم.»

مشکلات رایج در گزارش واریانس

بسیار دیده می‌شود که گزارش‌های واریانس پر از جملات دفاعی و کلیشه‌ای هستند و نه اعداد و واقعیت‌های حساب کنترل. این مشکل اغلب به دلیل کم‌تجربگی مدیر یا عدم درک صحیح از ارزش کسب شده رخ می‌دهد. بسیاری از افراد ارزش کسب شده را به عنوان بخشی از وظایف بزرگ‌تر خود دریافت کرده‌اند و آموزش مناسبی ندیده‌اند.

کاهش واریانس

شما نمی‌توانید رویدادهای پیش‌بینی نشده پروژه را کاهش دهید، اما باید بتوانید واریانس غیرضروری ناشی از راه‌اندازی نادرست EVMS را مدیریت کنید. انتخاب روش‌های نادرست ارزش کسب شده می‌تواند عملکرد تیم را کاهش دهد و اعضا را گرفتار کاغذبازی غیرضروری کند.

اشتباهات رایج

• دست کم گرفتن پیچیدگی راه‌اندازی یک سیستم EVMS قابل اتکا

• تخصیص حساب‌های کنترل در سطح خیلی پایین WBS، که باعث جزئی‌نگری و صرف زمان زیاد برای توضیح مسائل کوچک می‌شود

• عدم سرمایه‌گذاری در آموزش تیم مدیریت در زمینه ارزش کسب شده

• اعمال EVMS در پروژه‌ای که قبلاً شروع شده

• برنامه‌ریزی بدون درک کامل از روش‌ها و فرآیندهای ارزش کسب شده

• تصور اینکه سیستم EVM فقط یک نرم‌افزار است

واریانس معمولاً از سومین دوره گزارش‌دهی پروژه ظاهر می‌شود و در سیستم‌های ضعیف، زودتر و با تعداد بیشتری رخ می‌دهد.

نکته پایانی

برای موفقیت، تیم خود را از ابتدا آموزش دهید، از کارشناسان کمک بگیرید و آماده تغییر فرهنگ مدیریتی باشید. اگر سیستم EVMS از ابتدا درست راه‌اندازی شود، واریانس به یک ابزار قدرتمند در کنترل پروژه و رسیدن به اهداف تبدیل می‌شود و دیگر یک «کلمه ترسناک» در محیط کاری نخواهد بود.