ابعاد کلیدی پروژه: زمان، هزینه، چشم انداز و کارایی تیم

هر پروژه توسط سه بعد محدود می‌شود: زمان، هزینه و چشم انداز. این چیزی است که ما از کتاب‌های مدیریت پروژه می‌دانیم. این سه موضوع جهت هر پروژه را به ما دیکته می‌کنند و برای اندازه‌گیری موفقیت یک پروژه به کار می‌روند.

اما رویکرد سنتی مدیریت پروژه، دیگر در چشم انداز رقابتی امروز کافی نیست. سازمان ها متوجه شده اند که بعد دیگری وجود دارد که بر موفقیت پروژه تأثیر می گذارد. جزء جدایی ناپذیر موفقیت هر پروژه، کارایی تیم است.

در این مقاله به بررسی اینکه چگونه باید از این چهار بعد در برنامه ریزی و ارزیابی پروژه های خود استفاده کرد خواهیم پرداخت.

مثلث مدیریت پروژه

مثلث مدیریت پروژه نام های زیادی مانند مثلث آهنین و محدودیت سه گانه دارد. در شروع هر پروژه، مدیر پروژه باید محدودیت‌های پروژه را که تیم با آن کار خواهد کرد را مشخص کند.

زمان

برای تکمیل هر پروژه یک بازه زمانی مشخص وجود دارد. مدیران پروژه معمولاً جدول زمانی پروژه را بر اساس مدت زمان تخمین زده شده برای انجام هر پروژه استخراج می کنند. آنها معمولاً این نقاط عطف را با توجه به محصولات قابل تحویلی که قرار است منتشر شوند، پیش بینی می کنند. به عبارت ساده تر، مقدار زمان در دسترس برای تکمیل پروژه را محدودیت زمانی می نامند.

چشم انداز(دامنه)

منظور از چشم انداز (دامنه) پروژه، اهداف و یا کیفیت پروژه است. چشم انداز یک پروژه تعیین می کند که دقیقا چه چیزی باید تحویل داده شود. این امر الزاماتی را مشخص می کند که برای تکمیل پروژه باید برآورده شوند. به عبارت دیگر، منظور از محدودیت چشم انداز فرآیندهای است که می­بایست انجام شود تا نتایج نهائی پروژه به دست آید.

هزینه

منظور از محدودیت هزینه مقدار بودجه در دسترس برای تکمیل پروژه می‌باشد. یک سازمان برای اجرای هر پروژه، هزینه معینی دارد. درک تخصیص هزینه هدف و محدودیت های آن برای موفقیت هر پروژه مهم است. از عناصری که بر هزینه ها تاثیر می گذارند میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• حقوق پرسنل
• پیاده سازی فناوری های جدید
• تامین کنندگان بالادستی که هزینه ها را افزایش می دهند
• تغییرات در چشم انداز که به زمان تحویل پروژه ها می افزاید
• متعادل کردن مثلث مدیریت پروژه

سه بعد مثلث مدیریت پروژه به هم مرتبط هستند، به این ترتیب که تغییرات در یکی از ابعاد به طور مستقیم بر سایر ابعاد تأثیر می گذارد.

به عنوان مثال، افزایش چشم انداز بر هزینه و زمان تحویل آن تأثیر می گذارد. اگر می خواهید به هدف مورد نظر دست پیدا کنید، ممکن است مجبور شوید برای رسیدن به آن، منابع بیشتری را خرج کنید. بودجه پروژه شما نیز یک محدودیت محدود کننده برای چشم انداز شما است. اگر بودجه شما ثابت باشد، ممکن است اضافه کردن چشم انداز امکان پذیر نباشد. اگر زمان شما ثابت است، پس چشم انداز شما باید محدود باشد تا به آن هدف برسید. به طور خلاصه، مدیران پروژه برای برنامه ریزی و مدیریت پروژه های خود باید بین این سه بعد مثلث مدیریت پروژه تعادل ایجاد کنند.

اما تمرکز فقط بر روی این سه بعد مثلث مدیریت پروژه ممکن است تصویری دقیق از مسیر پروژه را به شما ندهد. خزش دامنه، مشکلات بودجه و مهلت های از دست رفته رخ می دهد. دانستن اینکه چه زمانی باید تحویل داده شود، چه چیزی باید تحویل داده شود و چقدر می توان برای تحویل پروژه هزینه کرد، کافی نیست. اگر افرادی که نیاز به اجرای آن دارند نتوانند آنطور که انتظار می رود عمل کنند، یک برنامه سنجیده از بین خواهد رفت. ما باید فاکتور کارایی و مهارت تیم را هم برای رسیدن به اهداف در نظر بگیریم.

بعد چهارم پروژه: کارایی تیم

به منظور اجرای هر پروژه بزرگ، چشم انداز (دامنه) باید به بخش های کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم شود. دانستن این موارد بر نحوه برنامه ریزی شما برای نیروی انسانی و منابع فناوری تأثیر می گذارد.

بعد از اینکه همه چیز مشخص شد، باید مشخص کنید که چگونه می خواهید این وظایف پروژه کوچکتر در فرآیند کاری شما جریان داشته باشد. کارها باید به آرامی جریان داشته باشند، به این صورت که مدت زمانی که طول می کشد تا درخواست مشتری وارد فرآیند شما شود و با موفقیت از آن خارج شود، بهینه شده است. این همان چیزی است که ما به آن راندمان جریان می گوییم. راندمان جریان، نسبت زمان ارزش افزوده به مدت زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار است.

 زمان ارزش افزوده زمانی است که در آن هر عضو تیم یا ماشین برای تکمیل درخواست مشتری کار می کند و به کارهایی نسبت داده می شوند که ضروری هستند و به ساخت محصول کمک می کنند.

زمان تحویل، دوره زمانی که درخواست مشتری وارد سیستم شما می شود تا زمان تحویل آن می باشد. می‌توانیم زمان تحویل را به‌عنوان مجموع زمان‌های ارزش‌افزوده و غیر ارزش‌افزا نگاه کنیم.

به عنوان مثال، تجسم گردش کار خود، از طریق یک برد، به شما کمک می کند تا کارایی جریان خود را بدست آورید. هنگامی که گردش کار خود را تجسم می کنید، می توانید فعالیت های ارزش افزوده را از فعالیت های غیر ارزش افزوده تعیین کنید. سپس به شما این امکان را می دهد که فعالیت های بیهوده را حذف کنید تا گردش کار خود را بهینه کنید و کارایی جریان خود را بهبود بخشید. راندمان جریان قوی و پایدار تیم شما را قادر می‌سازد تا محصولاتی را ارائه دهد که نیازهای پروژه هدف شما را برآورده کند.

مشکلات در زمان های تحویل

موسسه مدیریت پروژه Pulse of the Profession  تخمین زده است که تنها 36٪ از تیم های کم بلوغ پروژه های خود را به موقع انجام می دهند. در حالی که تیم های با بلوغ بالا از درصد بالاتری تا 64٪ برخوردار هستند. اما این یک نمایش واضح از چگونگی از دست رفتن ضرب الاجل است. این به این دلیل است که سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا ضرب‌الاجل‌های خود را بر روی افرادی که قرار است به آن‌ها عمل کنند، تطبیق داده و به آنها فشار دهند.

باید راهی برای مدیران پروژه و تیم‌ها وجود داشته باشد تا جدول‌های زمانی ارائه کنند که منعکس‌کننده ظرفیت و کارایی تیم باشد. دانستن سرعت یا زمان چرخه ای که تیم ها روی یک محصول کار می کنند به مدیران کمک می کند تا عملکرد تیم خود را بدانند. سپس می توانند از این برای پیش بینی بهتر زمان انجام پروژه استفاده کنند.

معیارهای موفقیت پروژه

شناخت بعد چهارم پروژه، مدیریت پروژه را در جایگاه متفاوتی قرار می دهد. این تغییر در تمرکز بسیار مهم است زیرا به تیم شما برای پیشبرد پروژه قدرت می دهد. تیم به جای اینکه کار را به سمت آنها سوق دهد، مستقیماً در شکل دادن به مسیر و موفقیت پروژه درگیر می شود.

مدیردون به مدیران پروژه توصیه می کند که از کارایی تیم نه تنها هنگام برنامه ریزی پروژه های خود بلکه در اندازه گیری موفقیت پروژه نیز استفاده کنند. بازده تیمی بالاتر در نهایت منجر به بهینه سازی بودجه، زمان بهتر برای بازار و شانس بالاتر برای ارائه پروژه ها در چشم انداز می شود.