مدیریت هوشمند پروژه چیست و چه مزایایی دارد ؟

با پیشرفت فناوری، پیشرفت اینترنت و تغییر در جامعه، متخصصان جدیدی ظهور می‌کنند که از افراد حاضر در حوزه ی خود، به واسطه ی دانش خود پیشی می گیرند. آیا نام مدیریت پروژه یا مدیر پروژه را شنیده اید؟ مدیریت پروژه چیست؟ دلیل اهمیت آن چیست؟ برای یادگیری آن به چه چیزی نیاز دارید؟

ما در این مقاله، همه موارد زیر را برای شما توضیح خواهیم داد.

• مدیریت پروژه هوشمند چیست؟
• چرا مدیریت هوشمند پروژه مهم است؟
• نحوه عملکرد مدیریت هوشمند پروژه به چه صورت است؟
• مدیریت پروژه مزایایی دارد؟
• چگونه یک مدیر پروژه باهوش باشیم؟

مدیریت هوشمند پروژه چیست؟

اگر تا به حال در مورد مدیریت پروژه هوشمند نشنیده اید، در واقع یکی از روش هایی که می تواند بیشترین بهره وری را برای شما به ارمغان بیاورد را از دست داده اید. این اصطلاح به فرآیندی اشاره دارد که در آن یاد می‌گیرید پروژه‌ها را مدیریت کنید تا به سرعت و در عین حال با انعطاف‌پذیری انجام شوند.

یکی از متداول ‌ترین روش‌های مدیریتی، تکنیک چابک است که به صورت کاملاً گسترده استفاده می‌شود. این مدل روش برای پروژه‌های تکراری و افزایشی بسیار مناسب است و کمک می‌کند تمام نیازها و راهکارها با مشارکت و همکاری و تلاش تیمی به نتیجه مؤثری دست یابد. روش مدیریت پروژه چابک بر اساس ارزش‌ها و اصول مانیفست چاپ و طراحی شده است که برای طراحی آن حدود ۱۳ رهبر صنعتی در دنیا حضور داشته‌اند.

مدیریت پروژه چابک توسط چهار اصل اداره می شود:

• افراد و تعاملات بر روی فرآیندها و ابزار.
• نرم افزاری که بر روی طیف گسترده ای از اسناد اجرا می شود.
• همکاری و مذاکره با مشتری در قرارداد.
• پاسخ دهی به تغییر در پیروی از یک برنامه.

چرا مدیریت پروژه هوشمند مهم است؟

از آنجایی که تجارت و دنیای کار دائماً در حال تغییر است، توانایی توسعه محصولات، خدمات، انعطاف پذیری و مهمتر از همه رقابت، به یک ضرورت تبدیل شده است و رسید به این کار آسانی نیست. به همین دلیل است که این نوع روش روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند و از آنها در پیشنهادات شغلی درخواست می شود.

برای لحظه ای تصور کنید که به دنیایی منتقل شده اید که در ابتدا پروژه های بسیار کمی دارید و با چند کارگر می توانید آنها را انجام دهید. اما همانطور که پروژه ها رشد می کنند، نیاز به اشتغال بیشتر و تشکیل تیم های کاری دارد که کار را انجام دهند. گاهی اوقات حجم کاری بیشتر به معنای افزودن کارکنان جدید نیست، بلکه به معنای اجرای روش‌هایی است که تیم‌ها را قادر می‌سازد تا سریع و ماهرانه روی پروژه‌ها کار کنند تا آنها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به پایان برسانند، بدون اینکه از کیفیت نتایج به‌دست‌آمده کاسته شود. به عبارت دیگر، ما در مورد بهبود برنامه ریزی، سازماندهی و ایجاد مجموعه ای از مراحل صحبت می کنیم که به جلوگیری از اتلاف وقت و شکست کمک می کند و سرعت اعضای تیم را به تاخیر نیندازد.

مدیریت هوشمند پروژه چگونه کار می کند؟

فهم مدیریت پروژه هوشمند ساده است. برای این کار، کاری که انجام می‌شود بستگی به تیم‌های کاری دارد که در آن پروژه به فازهای کوچک تقسیم می‌شود تا هرکدام مسئولیت انجام بخشی از آن را بر عهده گیرند. پس از هر مرحله،  نگاه می کنیم تا ببینیم آیا نتایج آن چیزی است که مشتری به دنبال آن است یا خیر. توانایی کار با قطعات کوچکتر (به جای قطعات بزرگتر) برای حل مشکل، به مراتب بسیار سریعتر و آسانتر است.

به عبارت دیگر، ما می‌توانیم در مورد روشی صحبت کنیم که یک ساختار چهار مرحله ای دارد:

• بخشی که در آن تقسیم وظایف صورت گرفته و مهلتی برای تکمیل آنها داده می شود.
• جایی که هرکس با بخشی که مربوط به اوست کار می کند.
• تک تک قطعات را مونتاژ کنید و آزمایش کنید که آیا باهم مطابقت دارند و آیا واقعاً همان چیزی است که مشتری به آن نیاز دارد.
• ارائه نهایی پروژه به مشتری برای پذیرش نهایی، به عنوان خاتمه کار خواهد بود.

این بدان معنا نیست که هر مرحله را فقط یکبار سپری می کنید. به عنوان مثال، در مورد مرحله آزمایش، اگر قرار باشد تغییراتی برای ادامه کار انجام پذیرد، تا زمانی که پروژه کامل تلقی شود آزمایشات زیادی انجام می شود.

به همین علت است که گاهی اوقات پروژه به دست آمده در اولین جلسه ممکن است به عنوان پایان کار پروژه محسوب نشود. زیرا همچنان نیازمند انجام آزمایشات متعددی است تا به کامل شدن برسد.

بنابراین، با روش هایی مانند Kanban، Scrum، Lean و دیگر روش ها، مدیر پروژه باهوش سریعتر و موثرتر از استفاده از روشهای سنتی، به موفقیت می رسد.

مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟

شکی نیست که داشتن تیمی که بتواند پروژه ها را با تقسیم کارها انجام دهد تا در مدت زمان کوتاهی به اتمام برسد، رویای هر شرکتی است. اما علاوه بر دستیابی به این امر، مدیریت پروژه مزایای بسیار دیگری نیز دارد از جمله:

• بهبود در نتایج. با درگیر کردن همه اعضای تیم و انجام نقش آنها، نتایج بهتری می گیرید زیرا همه در حال انجام “یک کار ” هستند.
• مشتریان راضی تر. از یک مشتری باید مراقبت شود و اگر چیزی خواست، سعی کنید آن را با بالاترین کیفیت انجام دهید. اگر سریع و خوب کار را به او تحویل بدهید، خیلی خوشحالتر می شود.
• ایجاد انگیزه در کارگران. با این کارکارگران احساس می کنند عضوی از آن تیم و شرکت هستند و شرکت به آنها اهمیت می دهد.
• کاهش هزینه ها. با اینکار نه تنها از استخدام افراد بیشتر اجتناب می کنید، بلکه احتمال شکست و اشتباه را نیز به حداقل می رسانید زیرا همه می دانند که چه کاری باید انجام دهند.

چگونه یک مدیر پروژه باهوش باشیم؟

بسیاری از آگهی‌های شغلی از افراد حرفه‌ای و متخصص در مدیریت پروژه چابک درخواست می‌کنند که آن را به شغلی تبدیل کنند که می‌تواند فرصت‌های شغلی داشته باشد. اگر این را هم اضافه کنیم که دستمزد آنها می تواند 38 هزار یورو در سال یا خیلی بیشتر باشد و باز هم رقابتی وجود نداشته باشد، تبدیل به یک فرصت طلایی می شود.

اما، برای درخواست این پیشنهادات، آموزش مناسب مورد نیاز است. و از این نظر شما یک مدرک کارشناسی ارشد در مدیریت پروژه اینترنتی دارید.

در ادامه، پس از گذراندن مدرک کارشناسی ارشد، می‌توانید برای پیشنهادهای شغلی در جایی که برای این نوع آموزش درخواست می‌کنند، مانند رهبر تیم (یا رهبر تیم)، مشاور PMO، مدیر مدیریت پروژه و غیره درخواست دهید. و این است که علاوه بر بخش تئوری، بخش عملی نیز برای تقویت آن دانش خواهید داشت.