مدیریت یک پروژه کمی شبیه به تکمیل مکعب روبیک است. شما باید چندین عنصر پروژه را در ذهن خود درنظر بگیرید، چندین پیامد مختلف را مد نظر قرار دهید و این مساله را در نظر بگیرید که مسیر تکمیل پروژه چقدر طول خواهد کشید.
در طول مسیر، ممکن است به دست اندازهایی برخورد کنید. در پروژه‌ها، برخی از مشکلات از جمله مسائل مربوط به دامنه، بودجه، ارتباطات و موارد دیگر رایج‌تر هستند.
در این مقاله، 10 مورد از رایج‌ترین چالش‌های مدیریت پروژه را به شما معرفی می‌کنیم و در مورد آنچه برای غلبه بر آنها نیاز دارید صحبت می‌کنیم.
1 : تعیین واضح اهداف و مقاصد
برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه بسیار مهم است که آنچه باید انجام دهید، به وضوح مشخص شده باشد.
اشتباه در تعیین اهداف و مقاصد مناسب می تواند منجر به برخی مشکلات، از جمله مدیریت ضعیف منابع و ذینفعان شود. در واقع، یک نظرسنجی اخیر نشان داد که 29٪ از متخصصان پروژه، عدم وجود چشم‌انداز و یا هدف ناکافی برای پروژه خود را به عنوان دلیل اصلی شکست عنوان کردند.
اهداف باید به وضوح و واقع بینانه بیان شوند. همچنین باید بتوانید نشان دهید که چگونه هر اقدامی شما را به هدف نزدیکتر می کند. این بدان معنی است که می توانید میزان اثربخشی تیم و اعضای پروژه را بسنجید.
نحوه تعیین اهداف روشن
دو رویکرد رایج برای تعیین اهداف سازمانی SMART و CLEAR هستند.
“SMART” به معنای خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان است و”CLEAR” به معنای مشارکتی، محدود، احساسی، قابل درک و قابل اصلاح است. هر یک از این روش ها یا ترکیبی از هر دو می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا اهدافی را برای هدایت تیم ها و افراد به سمت تکمیل پروژه تعیین کنند.
با تقسیم پروژه به کارهای ساده شروع کنید. سپس آن وظایف باید به مناسب ترین افراد محول شود و آن افراد باید اهداف و مقاصد واضحی را تعیین کنند.
برای این منظور ابزارهای متفاوتی وجود دارند که به اعضای تیم اجازه می دهد اهداف و جدول زمانی را به صورت فصلی تعیین کنند تا پیگیری و بررسی پیشرفت آسان باشد.
2 : خزش دامنه
Scope creep یک چالش کلاسیک مدیریت پروژه است که به چگونگی تغییر الزامات یک پروژه نسبت به آنچه در ابتدا در شروع پروژه توافق شده بود، اشاره دارد.
یکی از چالش‌های اصلی که توسط متخصصان پروژه ذکر شده است، خزش دامنه است. گرچه مشکلی رایج است اما باید به طور مؤثر مدیریت شود.
این مثال فرضی را از صنعت ساختمان در نظر بگیرید:
یک مشتری تغییرات غیرمجاز در نقشه های اولیه یک ساختمان ایجاد می کند. این تغییرات هم بر محصولات تحویلی و هم بر هدف پروژه تأثیر دارد. اگر بتوان با افزایش بودجه یا مدت زمان پروژه موافقت کرد، مدیریت این تغییر دامنه در تیم پروژه امکان پذیر است.
نحوه برخورد با خزش دامنه
در هر صنعتی، مدیران می توانند با فعال بودن در هنگام ترسیم پروژه از خزش دامنه جلوگیری کنند.
استفاده از روش مدیریت پروژه چابک مانند Scrum به تیم شما اجازه می دهد تا روی اهداف خاص تمرکز کند و در عین حال به طور مداوم اولویت ها و برنامه ها را بررسی کند.
3 : محدودیت ها و تغییرات بودجه
هنگامی که دامنه در هنگام مدیریت پروژه ها شروع به خزش می کند، بودجه نیز افزایش می یابد. مدیریت بودجه می تواند چالش بزرگی برای مدیران پروژه باشد.
به عنوان مثال، فرض کنید یک مدیر پروژه در تیم بازاریابی متوجه می شود که برای تبلیغ یک محصول جدید، باید هزینه تبلیغات آنلاین خود را از آنچه در ابتدا برنامه ریزی کرده بود افزایش دهد. اگر لازم باشد، مدیر ممکن است بودجه بیشتری درخواست کند یا آنچه را که باید با آن کار کند طولانی کند.
مدیران پروژه باید بودجه خود را به طور دقیق برنامه ریزی کنند و اطمینان حاصل کنند که پروژه ها در حد بودجه باقی می مانند. آنها باید استراتژی های مدیریت هزینه کارآمدی را برای جلوگیری از انحراف از بودجه مورد توافق اتخاذ کنند.
نحوه برخورد با محدودیت ها و تغییرات بودجه
زمانی که نیاز به خزش وجود داشته باشد، بودجه تغییر می کند. به همین دلیل، مدیران باید تمام احتمالات خزش دامنه را در مرحله برنامه ریزی در نظر بگیرند و بودجه را برای آنها در نظر بگیرند تا از افزایش هزینه ها جلوگیری کنند. به عنوان مثال، ردیاب بودجه monday.com برای کمک به مدیران پروژه ساخته شده است که در مسیر و در حد بودجه خود باقی بمانند، و امکان نمایش در زمان واقعی را فراهم می کند که نشان می دهد در مقایسه با مقدار باقی مانده برای تکمیل، چقدر هزینه شده است.
4 : عدم ارتباط
ارتباطات در موفقیت یا شکست پروژه ها نقش پررنگی دارند.
ارتباط خوب به این معنی است که اعضای تیم به خوبی با هم کار می کنند، وظایف به طور موثر تخصیص داده می شوند و ذینفعان در جریان پیشرفت پروژه هستند.
ارتباط بد یعنی هیچ کدام از موارد بالا وجود نداشته باشد.
نحوه برخورد با مشکلات ارتباطی
یک نرم افزار مدیریت پروژه موثر می تواند به ایجاد شیوه های ارتباطی خوب کمک کند، اگرچه قرار است تنها اسکار بهترین نقش مکمل را دریافت کند. اگر مشکلی در ارتباط موثر در تیم شما وجود دارد، باید آستین های خود را بالا بزنید و با آن مقابله کنید. یعنی افراد را گرد هم آورید تا یک مشکل خاص را حل کنند، یا کمک به ایجاد یک محیط پروژه که در آن بازخورد سازنده به عنوان ابزاری برای بهبود ارزش گذاری می شود.
5 : درگیری تیمی
وقتی در مورد چالش های مدیریت پروژه سوال شد، فقدان هدایت استراتژیک و رهبری یکی دیگر از چالش های مهم است. این یک مشکل بزرگ است، زیرا 14٪ از مدیران پروژه گزارش دادند که عدم جهت‌گیری باعث تضاد در پروژه‌هایشان شده است. بعلاوه، 12% سوءتفاهم در تیم را به عنوان یک مانع بزرگ گزارش کردند.
مدیران پروژه نباید تضاد تیمی را نادیده بگیرند. شما باید علت اصلی مشکل را کشف کنید، سپس یک نفس عمیق بکشید و آن را مرتب کنید.
نحوه برخورد با درگیری تیمی
درگیری تیمی ناشی از فقدان دید مشترک و عدم ارتباط است که منجر به سردرگمی و ناامیدی می شود. مدیران پروژه باید وضوح و انسجام را به تیم خود بیاورند تا تعارض را به طور مؤثر مدیریت کنند. نرم افزار مدیریت پروژه می تواند ابزار مفیدی برای مقابله با این چالش باشد.
6 : عدم تطابق مهارت های تیمی
به عنوان یک مدیر پروژه، شما می خواهید بهترین محیط کاری را برای تیم خود ایجاد کنید. یک محیط کاری مولد ناشی از تطبیق وظایف با اعضای تیم با مهارت های مناسب برای ارائه است.
اگر بین الزامات و سطح مهارت ناهماهنگی وجود داشته باشد، پروژه ناکارآمدی خواهد داشت که می تواند منجر به شکست شود.
تطبیق مناسب مهارت ها با وظایف پروژه مستلزم تجربه ای است که بدانیم چه مهارت هایی برای چه وظایفی لازم است. همچنین مدیران پروژه باید تیم خود را به خوبی بشناسند تا بتوانند مهارت ها و انگیزه آنها را درک کنند.
نحوه برخورد با مهارت های تیمی ناسازگار
یک مدیر پروژه باید دائماً نیروی کار خود را ارزیابی کند تا مشخص کند که آیا هر یک از اعضای تیم بر اساس مهارت ها و حجم کاری آنها به طور مؤثر مورد استفاده قرار می گیرند یا خیر. یک پلت فرم مدیریتی این فرصت را برای شما فراهم می کند تا حجم کاری را پیگیری کنید و عملکرد اعضای تیم خود را ارزیابی کنید.
7 : عدم پاسخگویی
پاسخگویی به این معناست که هر عضو تیم شما مسئول تصمیمات و اقدامات خود است. این به معنای سرزنش کردن در صورت بروز مشکل نیست بلکه به تیم شما قدرت می‌دهد تا کارها را آنطور که می‌خواهند انجام دهند. مسئولیت پذیری در محل کار با افزایش تعهد کاری و عملکرد بالاتر همراه است.
با این حال، اکثر تیم های پروژه فاقد مسئولیت پذیری هستند. وقتی اعضای تیم شما پاسخگو نباشند، تعهد به هدف پروژه و احتمال موفقیت پروژه کاهش می یابد.
مقابله با عدم پاسخگویی
یک مدیر پروژه موثر، مسئولیت پذیری را از همان ابتدا امکان پذیر می کند. تعیین اهداف و مقاصد به ایجاد مسئولیت‌پذیری کمک می‌کند زیرا همه مسئولیت‌های خود را روشن می‌دانند. مشاهده مشترک پیشرفت در برابر وظایف تیمی می تواند به ایجاد مسئولیت پذیری کمک کند. همچنین گزینه‌ای را برای اعضای تیم فراهم می‌کند تا در مورد چالش‌هایی که با آن روبرو هستند بحث کنند و درخواست حمایت کنند. به عنوان مثالmonday.com به مدیران پروژه اجازه می دهد تا اطمینان حاصل کنند که پاسخگویی در تیم هایشان اختیاری نیست. الگوی وظایف تیم ما به عنوان نقطه شروعی برای مدیران عمل می کند تا مالکان را به وظایف اختصاص دهند و به وضوح وضعیت و پیشرفت را در طول چرخه عمر پروژه نشان می دهد.
8 : ضرب الاجل غیرعملی
آیا تا به حال این اخطار را شنیده اید: ” دیرتر قول بده، زودتر عمل کن”
نادیده گرفتن این توصیه به این معنی است که ضرب‌الاجل‌ها از دست می‌رود، کیفیت کاهش می‌یابد، اعضای تیم تحت فشار قرار می‌گیرند و ذینفعان ناامید می‌شوند. ضرب الاجل های غیرواقعی روشی کلاسیک برای قول دادن بیش از حد است. یک مدیر پروژه کاربلد، نقاط قوت و ضعف تیم‌های خود را به همراه آنچه تیمش می‌تواند در مدت زمان مشخص ارائه دهد، می‌شناسد. آنها می توانند بدون عجله در کار، برای مهلت های قابل دستیابی مذاکره کنند.
دادن مهلت‌های غیرعملی ممکن است موفقیت در پروژه را برای شما به ارمغان بیاورد، اما در عین حال می تواند شما و تیمتان را ناامید می‌کند، به شدت بر نتایج کار شما تأثیر گذارد و در نهایت شهرت شما را لکه‌دار می‌کند.
نحوه برخورد با مهلت های غیرعملی
مهلت های غیرواقعی باید در مرحله برنامه ریزی مورد توجه قرار گیرد. برای تعیین یک مهلت قابل اجرا، پروژه را به وظایف کوچک تقسیم کنید و به هر کار زمان کافی اختصاص دهید. تخمین زمانی را بر اساس تجربه خود از کارهای مشابه و قبلاً تکمیل شده قرار دهید. نرم افزار مدیریت پروژه خوب می تواند به شما در تعیین ضرب الاجل های واقعی کمک کند.
9 : مدیریت ضعیف ریسک
مدیران پروژه باید ریسک ها را در طول چرخه عمر پروژه های خود ارزیابی و مدیریت کنند.
اما گاهی مهم نیست که مدیران پروژه چقدر برنامه ریزی می کنند زیرا برخی از خطرات رخ می دهد. با این حال، مدیران پروژه با تجربه با شناسایی سناریو و طرح‌های اضطراری، تأثیر این مشکلات مزاحم را کاهش می‌دهند.
نحوه برخورد با مدیریت ضعیف ریسک
به‌عنوان مدیر پروژه، باید مطمئن شوید که اگر اوضاع از کنترل خارج شود، تیم شما می‌تواند با شرایط رخ داده سازگار شود. یک پلت فرم مدیریت پروژه می تواند به شما در شناسایی، مدیریت و کاهش خطرات کمک کند.
10 : یافتن نرم افزار مدیریت پروژه موثر
بسیاری از مدیران پروژه به نرم افزار مدیریت پروژه متکی هستند.
بزرگترین مزیت این پلتفرم ها این است که می توان از راه دور به آنها دسترسی داشت و مدیران پروژه می توانند پیشرفت را در زمان واقعی پیگیری کنند. آنها همچنین داده ها را متمرکز می کنند و دسترسی همه سهامداران را از طریق چندین دستگاه امکان پذیر می کنند.