چرا به مدیریت پروژه نیازمندیم ؟

از آنجا که همه سازمان ها اعم از خرد و کلان، در یک بازه ی زمانی معین، ملزم به اجرای تعهدات خود هستند، مدیریت پروژه به عنوان فرآیندی برای توسعه کسب و کارها، به یک عامل کلیدی و مزیت رقابتی تبدیل شده است. این تعهدات انواع مختلفی دارند که از آن جمله می توان به توسعه یک محصول یا خدمات جدید، ایجاد خط تولید جدید در یک شرکت تولیدی، کمپین تبلیغاتی روابط عمومی یا یک برنامه ساختمانی بزرگ اشاره کرد. در حالی که دغدغه  مهم سازمان ها در دهه 1980 در راستای “افزایش کیفیت” و در دهه 1990 مربوط به “جهانی شدن” بود، در دهه 2000 تمرکز سازمان ها به “سرعت رشد” تغییر پیدا کرد. بدین معنا که سازمان‌ها برای پیشی گرفتن از رقبای خود، به طور مستمر با توسعه محصولات، خدمات و فرآیندهای پیچیده در بازه های زمانی بسیار کوتاه برای ورود به بازار مواجه هستند که برای تحقق آرمان ها و اهداف خود، نیازمند کسب تخصص و مهارت متقابل در این زمینه می باشند. در این بین، مدیریت پروژه به ابزاری بسیار مهم و قدرتمند تبدیل شده است که سازمان ها با درک کاربرد آن در مسیر موفقیت گام بر خواهند داشت.

اهداف مدیریت پروژه

توسعه قابلیت‌های مدیریت پروژه در سازمان‌ها، همزمان با بکارگیری سیستم‌های مدیریت اطلاعات، به تیم‌های سازمانی اجازه می‌دهد تا با همگام‌سازی وظایف تیم‌گرا، برنامه‌ریزی‌ها و تخصیص منابع، در تعریف برنامه‌ها و مدیریت پروژه ‌های موجود در بازار مشارکت کنند. این کار به تیم های چندکاره اجازه می دهد تا اطلاعات پروژه را ایجاد و به اشتراک بگذارند. از طرفی دیگر سیستم های مدیریت اطلاعات این پتانسیل را دارند که به روش های مدیریت پروژه اجازه دهند در یک محیط بدون وقفه اجرا شوند. در نتیجه این مهارت بالقوه مدیریت پروژه، کاربران پراکنده در سطح محلی، ملی یا جهانی می توانند به طور همزمان اطلاعات به روز شده پروژه را مشاهده کنند و بلافاصله با آنها تعامل داشته باشند، از جمله زمان بندی پروژه، بحث های رشته ای، و سایر اسناد مرتبط. در این سناریو واژه کاربر پراکنده معنای گسترده تری به خود می گیرد. این نه تنها شامل تیم‌های مدیریتی متقابل می‌شود، بلکه کارشناسان برگرفته از زنجیره تأمین سازمان و شرکای تجاری را نیز شامل می‌شود.

تفاوت مدیریت پروژه در سطح خرد و کلان

در سطح کلان، سازمان‌ها انگیزه دارند تا تکنیک‌های مدیریت پروژه را پیاده‌سازی کنند تا مطمئن شوند که تعهدات آنها (کوچک یا بزرگ) به موقع، در چارچوب بودجه، هزینه و با کیفیت مناسب اجرا شود. در سطح خرد، مدیریت پروژه همراه با یک سیستم مدیریت اطلاعات اهداف زیر را دنیال می کند :

• کاهش هزینه های سربار پروژه
• سفارشی کردن محل کار پروژه برای تناسب با سبک عملیاتی تیم های اجرایی پروژه
• اطلاع رسانی فعالانه به اقشار مدیریت اجرایی پروژه های استراتژیک بر اساس زمان واقعی
• اطمینان از اینکه اعضای تیم پروژه اسناد پروژه را کامل و بموقع به اشتراک می گذارند
• حصول اطمینان از رعایت ضرب الاجل های حیاتی.

در حالی که انگیزه و اهداف به کارگیری مدیریت پروژه در سازمان ها قابل ستایش است، اما موفقیت پروژه را تضمین نمی کند.

تاریخچه ی تکامل مدیریت پروژه

بسیار هیجان انگیز است که ببینیم چگونه مدیریت پروژه از یک روش غیرساختارمند و ناشناخته به روشی تبدیل شده است که تأثیر آن تقریباً در هر زمینه ای از جمله فناوری اطلاعات، بازاریابی، مدیریت و منابع انسانی قابل مشاهده است. نسخه بسیار گسترده ای از مدیریت پروژه را می‌توان در اهرام مصر که در قلب تاریخ به عنوان یکی از محبوب‌ترین و شگفت‌انگیزترین شگفتی‌های دست‌ساز جهان جای دارد، پیدا کرد. فراعنه ی آن دوره برای انجام چنین پروژه مهمی، به طور ناآگاهانه از اصول اساسی مدیریت پروژه استفاده کردند. مورخان بر این باورند که طراحی عجیب و غریب برای کمک به سازه ها برای مقاومت در برابر عناصر آن زمان بوده است. همچنین آنها باید نقشه های دقیقی را برای اهرام توسعه می دادند، معماران تخمین می زدند که چه مقدار مواد برای ساخت و ساز مورد نیاز است و نقشه هایی برای تهیه این مواد از کجا تهیه می شد. کسانی که مسئول ساختن این مقبره‌ها بودند، خطرات متعددی را پیش‌بینی می‌کردند و تغییراتی را برای انطباق با این خطرات انجام می‌دادند.

به بیانی ساده، آنها مجبور بودند:

• دلایل این پروژه را توجیه کنند .
• برنامه ریزی برای پروژه داشته باشند.

قرن‌ها بعد، با بزرگتر و پیچیده ترشدن پروژه ها , تغییرات سریع تکنولوژی، بازارهای شدید رقابتی، سازمان ها و بنگاههای متولی پروژه را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود کرد.

اگرچه پیدایش مدیریت پروژه به دوران مصر بازمی گردد، اما در اواسط دهه 1950 بود که سازمان ها شروع به استفاده از ابزارها و تکنیک های رسمی مدیریت پروژه در پروژه های پیچیده کردند. روش‌های مدرن مدیریت پروژه ریشه در دو مشکل موازی اما متفاوت “برنامه‌ریزی” و “کنترل در پروژه‌ها” در ایالات متحده دارند.

اولین مورد مربوط به نیروی دریایی ایالات متحده بود که در آن زمان به کنترل قراردادهای پروژه موشکی پولاریس خود می پرداخت. این قراردادها شامل تحقیق، کار، توسعه و ساخت قطعاتی بود که منحصر به فرد بود و قبلا هرگز انجام نشده بود. این پروژه خاص با عدم قطعیت بالا معرفی می شد، زیرا نه هزینه و نه زمان را نمی توان به طور دقیق تخمین زد. از این رو، زمان تکمیل بر اساس احتمالات بود. برآوردهای زمانی مبتنی بر “خوش بینانه”، “بدبینانه” و “به احتمال زیاد” بود. این سه سناریو زمانی برای تعیین تاریخ احتمالی تکمیل، به صورت ریاضی ارزیابی شدند. این روش تکنیک بررسی ارزیابی برنامه (PERT) نامیده شد. در ابتدا، تکنیک PERT هزینه را در نظر نمی گرفت. با این حال، ویژگی هزینه بعداً با استفاده از همان رویکرد تخمینی که با زمان انجام شد،به آن اضافه شد. با توجه به سه سناریو تخمین، PERT برای پروژه‌هایی با درجه عدم قطعیت بالا که سطح منحصربه‌فرد بودن آن‌ها را نشان می دهد، مناسب‌ترین بود (و هنوز هم هست).

مورد دوم شامل بخش خصوصی، یعنی شرکت E.I du Pont de Nemours بود که بر خلاف پروژه نیروی دریایی پولاریس، متعهد به ساخت کارخانه‌های شیمیایی بزرگ در ایالات متحده شده بود، این تعهدات ساخت‌وساز نیازمند برآورد زمان و هزینه دقیق بود. روش توسعه یافته توسط این شرکت در ابتدا به عنوان برنامه ریزی و برنامه ریزی پروژه ( PPS) نامیده شد. PPS به برآوردهای واقع بینانه هزینه و زمان نیاز داشت و بنابراین رویکردی قطعی تر از PERT بود. تکنیک PPS بعداً به روش مسیر بحرانی (CPM ) توسعه یافت که در صنعت ساخت و ساز بسیار محبوب شد.

در طول دهه های 1960 و 1970، هر دو روشPERT و CPM محبوبیت خود را در بخش خصوصی و عمومی افزایش دادند. دپارتمان‌های دفاعی کشورهای مختلف، ناسا و شرکت‌های بزرگ مهندسی و ساخت‌وساز در سراسر جهان از اصول و ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه‌های با بودجه کلان و بر اساس برنامه زمان‌بندی استفاده کردند. محبوبیت استفاده از این ابزارهای مدیریت پروژه در این دوره با توسعه رایانه ها و بسته های مرتبط با آن که در مدیریت پروژه تخصص داشتند همزمان شد. با این حال، در ابتدا این بسته های کامپیوتری بسیار پرهزینه بودند و فقط بر روی رایانه های بزرگ یا مینی اجرا می شدند. استفاده از تکنیک های مدیریت پروژه در دهه 1980 با ظهور رایانه شخصی و نرم افزار مدیریت پروژه کم هزینه همراه با آن تسهیل شد. از این رو، در این دوره، بخش های تولید و توسعه نرم افزار شروع به اتخاذ و اجرای شیوه های پیچیده مدیریت پروژه کردند. در دهه 1990، نظریه ها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه به طور گسترده توسط صنایع و سازمان های مختلف اجرایی شد.

چهار دوره در توسعه مدیریت پروژه مدرن

• قبل از سال 1958: در طول این مدت، تکامل فناوری، مانند خودروها و مخابرات، برنامه پروژه را کوتاه کرد. به عنوان مثال، خودروها امکان تخصیص و تحرک موثر منابع را فراهم می کردند، در حالی که سیستم مخابراتی سرعت ارتباطات را افزایش می داد. علاوه بر این، مشخصات شغلی که بعداً مبنای توسعه ساختار شکست کار (WBS) قرار گرفت، به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفت و هنری گانت نمودار گانت را اختراع کرد. نمونه‌هایی از پروژه‌های انجام‌شده در این دوره که عبارتند از:

(الف) ساخت راه‌آهن اقیانوس آرام در دهه 1850.

(ب) ساخت سد هوور در سال‌های 1931-1936، که تقریباً 5200 کارگر را استخدام کرد و هنوز هم یکی از بزرگترین سدهای گرانشی در ایالات متحده است که حدود چهار میلیارد کیلووات ساعت در سال تولید می‌کند. (ج) پروژه منهتن در سالهای 1942-1945 که پروژه پیشگام تحقیق و توسعه برای تولید بمب اتمی بود که شامل 125000 کارگر و هزینه ای نزدیک به 2 میلیارد دلار بود.

• 1958-1979: پیشرفت های قابل توجهی در فناوری بین سال های 1958 و 1979 اتفاق افتاد. بین سال های 1956 و 1958 چندین ابزار مدیریت پروژه اصلی از جمله CPM و PERT معرفی شدند. با این حال، این دوره با توسعه سریع فناوری رایانه مشخص می شود. پیشرفت از مین‌فریم به رایانه‌های کوچک در دهه 1970، تهیه رایانه‌ها را برای شرکت‌های ​​مقرون به صرفه کرد. در سال 1975، بیل گیتس و پل آلن مایکروسافت را تأسیس کردند. علاوه بر این، تکامل فناوری کامپیوتر ظهور چندین شرکت نرم افزاری مدیریت پروژه را تسهیل کرد، از جمله، Artemis (1977)، Oracle (1977)، و Scitor Corporation (1979). در دهه 1970 ابزارهای مدیریت پروژه دیگری مانند برنامه ریزی نیازهای مواد (MRP) نیز معرفی شدند. نمونه‌هایی از پروژه‌هایی که در این دوره انجام شد و بر توسعه مدیریت پروژه‌های مدرن که امروزه آن را می‌شناسیم تأثیر گذاشت عبارتند از:

(الف) پروژه موشکی Polaris که در سال 1956 آغاز شد و هدف آن ارسال موشک‌های هسته‌ای حمل شده توسط زیردریایی‌ها بود که به نام موشک بالستیک ناوگان شناخته می‌شود. نیروی دریایی ایالات متحده این پروژه با موفقیت اولین موشک Polaris خود را در سال 1961 پرتاب کرد.

(ب) پروژه آپولو در سال 1960 با هدف فرستادن انسان به ماه آغاز شد.

(ج) پروژه کارخانه شیمیایی E.I du Pont de Nemours که در سال 1958 آغاز شد و هدف آن ایجاد کارخانه های تولید مواد شیمیایی عمده در سراسر ایالات متحده بود.

• 1980-1994: دهه های 1980 و 1990 با توسعه انقلابی در بخش مدیریت اطلاعات با معرفی رایانه شخصی (PC ) و امکانات شبکه ارتباطی رایانه ای مرتبط مشخص می شود. این توسعه منجر به داشتن رایانه های شخصی چندوظیفه ای کم هزینه شد که کارایی بالایی در مدیریت و کنترل برنامه های پیچیده پروژه داشتند. در این دوره نرم افزار مدیریت پروژه کم هزینه برای رایانه های شخصی به طور گسترده در دسترس قرار گرفت که تکنیک های مدیریت پروژه را آسان تر در دسترس قرار داد.

نمونه هایی از پروژه های بزرگ انجام شده در این دوره که کاربرد فن آوری بالا و ابزارها و شیوه های مدیریت پروژه را نشان می دهد عبارتند از:

(الف) پروژه کانال انگلستان فرانسه، 1989 تا 1991. این پروژه یک پروژه بین المللی بود که در آن دو دولت، چندین موسسه مالی، شرکت های مهندسی ساختمان و سایر سازمان های مختلف از دو کشور مشارکت داشتند. زبان، استفاده از معیارهای استاندارد و سایر تفاوت های ارتباطی باید از نزدیک هماهنگ شوند.

(ب) پروژه شاتل فضایی چلنجر، 1983 تا 1986. فاجعه شاتل فضایی چلنجر توجه را بر مدیریت ریسک، پویایی گروه و مدیریت کیفیت متمرکز کرد.

(ج) المپیک زمستانی کلگری 1988، که با موفقیت شیوه های مدیریت پروژه را برای مدیریت رویداد به کار برد.

• 1995-اکنون: این دوره تحت سلطه تحولات مربوط به اینترنت است که در اواسط دهه 1990 شیوه های تجاری را به طرز چشمگیری تغییر داد. اینترنت یک رسانه جدید سریع، تعاملی و سفارشی ارائه کرده است که به افراد امکان می دهد محصولات و خدمات را به صورت آنلاین جستجو، خرید و ردیابی کنند. این منجر به تولید بیشتر، کارآمدتر، و مشتری مداری بیشتر شرکت ها شده است. علاوه بر این، بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه امروزی دارای ویژگی اتصال به اینترنت هستند. این امکان آپلود خودکار داده ها را فراهم می کند تا هر کسی در سراسر جهان با یک مرورگر استاندارد بتواند:

(الف) آخرین وضعیت وظایف محول شده خود را وارد کند.

(ب) دریابید که پروژه کلی در حال انجام است.

ج) از هرگونه تأخیر یا پیشرفت در برنامه مطلع شود.

(د) “در حلقه” برای نقش پروژه خود باقی بمانند، در حالی که به طور مستقل در یک سایت از راه دور کار می کنند.

نمونه ای از پروژه های بزرگ انجام شده در این دوره پروژه سال 2000 (Y2K) است. پروژه Y2K که به عنوان باگ هزاره شناخته می‌شود، به این مشکل اشاره کرد که ممکن است رایانه‌ها در 1 ژانویه 2000 در ساعت 12 صبح به درستی کار نکنند. این یک پدیده جهانی بود و بسیار مشکل ساز بود، زیرا حل مشکل در سازمان، مصونیت را تضمین نمی کرد، زیرا خرابی در زنجیره تأمین سازمان می تواند بر قابلیت عملیاتی سازمان تأثیر بگذارد. بسیاری از سازمان ها یک دفتر پروژه راه اندازی می کنند تا ذینفعان خود را در رابطه با موضوع Y2K کنترل و مطابقت دهند. علاوه بر این، استفاده از اینترنت رویه رایجی بود که منجر به ایجاد دفتر پروژه مجازی شد. هدف این دفتر پروژه مجازی این بود:

• ارائه بدون وقفه قرن
• نظارت بر تلاش های پروژهY2K
• ایجاد هماهنگی
• یک برنامه مدیریت ریسک ایجاد کند.
• تلاش‌های مربوط به انطباق Y2K را با ذینفعان مختلف در میان بگذارید.

بنابراین، دفتر پروژه مجازی یک نقطه کانونی برای تمام کارهای پروژه بود و آگاهی و اهمیت شیوه های مدیریت ریسک را برای سازمان های متعدد افزایش داد.