پادکست : مفهوم تحویل شدنی ها در پروژه

پادکست مدیردون

منظور از تحویل شدنی ها در پروژه ها چیست؟!

5/5

مفهوم تحویل شدنی های در پروژه چیست؟ 

موارد قابل تحویل در مدیریت پروژه چیست؟

 پروژه ها محصولات قابل تحویلی را تولید می کنند که صرفاً نتایج فعالیت های پروژه هستند. محصولات تحویلی پروژه می توانند بزرگ یا کوچک باشند و تعداد آنها بسته به پروژه متفاوت است. آنها توسط تیم مدیریت پروژه و ذینفعان در مرحله برنامه ریزی پروژه مورد توافق قرار می گیرند. به عبارت دیگر، در هر نوع پروژه ورودی و خروجی وجود دارد. ورودی ها همان چیزی است که شما در پروژه قرار می دهید، مانند داده ها، منابع و غیره، و نتایج، قابل تحویل هستند. باز هم، این موارد قابل تحویل بسیار متفاوت است. به عنوان مثال، یک پروژه تحویلی می تواند یک محصول یا خدمات باشد یا می تواند اسنادی باشد که بخشی از بسته شدن پروژه است.

محصولات تحویلی پروژه در مقابل  مایلستون های پروژه

خیلی اوقات ما یک پروژه را با یه مایلستون در پروژه اشتباه میگیریم. اما این دو یک چیز نیستند. بیایید با هم یه مایلستون رو تو پروژه تعریف کنیم. مایلستون در پروژه برای علامت گذاری یه اتفاق بزرگ استفاده می شود، بنابراین یک مایلستون می تواند با یک موضوع قابل تحویل همزمان رخ دهد. اما مایلستون اغلب برای نشان دادن تکمیل یک مرحله پروژه استفاده می شود. مایلستون پروژه، در حالی که شامل موارد قابل تحویل است، نشانگر در زمان برای نشان دادن انتقال از یک چیز به چیز دیگر است. ابزارهای مدیریت پروژه مانند نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان و تقویم‌های پروژه می‌توانند به شما در پیگیری پیشرفت تیم خود در تکمیل محصولات تحویلی پروژه کمک کنند. علاوه بر این ابزارهای مدیریت پروژه، گزارشهایی دارد که داده‌های مربوط به واریانس پروژه، زمان، هزینه و موارد دیگر را ثبت می‌کند.

نحوه شناسایی محصولات تحویلی پروژه با استفاده از ساختار شکست کار

هنگام برنامه ریزی یک پروژه، به خصوص زمان بندی آن، ما به یک ساختار شکست کار (WBS) نیاز دارید، که ابزاری است که تمام محصولات قابل تحویل یک پروژه را شناسایی می کند. با استفاده از WBS، می توانید وظایفی را که آن محصولات قابل تحویل را تولید می کنند، تعیین کنید.

1: تمام فعالیت های پروژه خود را فهرست کنید

در WBS، فعالیت های پروژه «چگونگی» یک پروژه است. آنها بسته های کاری یا مراحلی را تشکیل می دهند که باید برای تولید محصولات تحویلی پروژه بردارید. بنابراین، شما می خواهید تمام وظایفی را که برای ارائه پروژه مورد نیاز است فهرست کنید.

2: گروه بندی وظایف بر اساس فاز پروژه

در این مرحله، شما باید وظایف را به چند مرحله تقسیم کنید. پنج مرحله پروژه در مدیریت پروژه وجود دارد: شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایان پروژه. اکنون، تمام فعالیت هایی را که شناسایی کرده اید را در این 5 مرحله پروژه و بخش مربوطه خود سازماندهی کنید.

 

3: تعیین کنید که کدام وظایف پروژه محصولات قابل تحویل را تولید می کند

محصولات قابل تحویل همان نتایجی هستند که شما از فعالیت ها و وظایفی که فهرست کرده اید انتظار دارید. با استفاده از آنچه در مرحله یک یعنی مرحله فهرست فعالیت های پروژه جمع آوری کردید، قابل تحویل بودن هر یک از آن فعالیت ها را تعیین کنید.

چه اسنادی از پروژه کمک می کند تا مشخص شود که اقلام قابل تحویل پروژه شما چیست؟

همه پروژه ها یک چیز مشترک دارند، اسناد. بنابراین جای تعجب نیست که اسنادی در مدیریت پروژه وجود دارد که می توانند به شما در تعریف اقلام قابل تحویل پروژه کمک کند. در اینجا چند نمونه آورده شده است.

منشور پروژه

منشور پروژه سند کوتاهی است که دلیل اجرای پروژه را توضیح می دهد و پس از تصویب، مثل یه چراغ سبز برای اغاز پروژه است. بخشی از منشور پروژه، طرح اجرایی است که نقشه راه اجرای پروژه است. این سند شامل تحویل های کلیدی پروژه است.

بیانیه محدوده پروژه

بیانیه محدوده پروژه، در واقع موضوعات تحویل نهایی پروژه را فهرست می کند، خواه این تحویل محصول باشد یا خدمات باشد. تمام محصولات قابل تحویل در پروژه به طور مفصل در بیانیه محدوده پروژه توضیح داده می شود و دلیل این کار این است که به جلوگیری از سردرگمی با ذینفعان در مراحل بعدی پروژه کمک می کند.

ساختار شکست کار یا WBS

ساختار تفکیک کار یک نمودار مدیریت پروژه است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا تمام محدوده پروژه خود را به تمام وظایف و تحویل‌هایی که باید برای تحویل پروژه تکمیل شوند، تجزیه کنند. این مرحله بسیار مهم است چون تمام فعالیت ها و توالی آنها باید به درستی و بصورت منطقی ساختارمند شوند و در نهایت در برنامه زمانبندی اورده شود.

نمونه هایی از تحویل شدنی های پروژه

همانطور که ممکن است تصور کنید، به تعداد پروژه ها، موارد قابل تحویل وجود دارد. کالاهای تحویلی تنها محصول یا خدمات نهایی نیستند، اگرچه بسیاری از افراد اغلب به آن فکر می کنند. محصولات قابل تحویل در سراسر پروژه تولید می شوند. در اینجا چند نوع محصول قابل تحویل آورده شده است.

مستندات پروژه

تحویل پروژه نتیجه یک کار است، بنابراین اسناد پروژه مانند طرح پروژه، منشور پروژه یا بیانیه محدوده پروژه را می توان تحویل پروژه در نظر گرفت. علاوه بر اسناد کلیدی پروژه مانند آن، گزارش‌های مدیریت پروژه مانند گزارش‌های وضعیت، گزارش‌های بودجه یا گزارش‌های پیشرفت نیز قابل تحویل هستند.

تحویل شدنی قابل لمس

تحویلی قابل لمس از آن نتایج پروژه است که قابل مشاهده است. نمونه ای از کالاهای قابل تحویل ملموس مواردی مانند ساختمان، محصول یک خط تولید یا یک فاز پروژه مثل خط انتقال آب است.

کالاهای تحویلی غیر قابل لمس

یک محصول تحویلی غیر قابل لمس یک نتیجه قابل اندازه گیری است، اما مفهومی است نه چیزی که می توانید آن را لمس کنید یا در دستان خود نگه دارید. مثلا ساخت یک برنامه آموزشی برای تیم پروژه تا مثلا آنها بتوانند نحوه استفاده از یک ابزار نرم‌افزاری یا قطعه‌ای از تجهیزات جدید را بیاموزند.

نحوه ارائه محصولات تحویلی پروژه به ذینفعان

گزارش‌های مدیران پروژه وسیله‌ای است که از طریق آن محصولات پروژه به مشتریان و ذینفعان ارائه می‌شود. ذینفعان مختلف نیازهای متفاوتی دارند، بنابراین انعطاف پذیری و سفارشی سازی برای گزارش دهی موثر مهم است. برای برآوردن نیازهای آنها، نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند ورودی های داده های زیادی را برای ارائه خروجی مناسب فیلتر کند.

5/5

سخنران: ادیب رجایی نیا - برنامه پادکست ها - قسمت 22