مدیریت کیفیت در مدیریت پروژه چیست؟

اکثر مدیران با این مسئله موافق هستند که وقتی کار با کیفیتی را تولید می‌کنند، رضایت فوق‌العاده‌ای از طرف مشتری به دست می‌آورند. در حالی که آنچه «کیفیت» در نظر گرفته می‌شود از شرکتی به شرکت دیگر یا مشتری به مشتری دیگر متفاوت خواهد بود، اما در نهایت مهم است که هدف اصلی ما تولید کار با کیفیت بالا باشد. در اصل باید مسئله مدیریت کیفیت پروژه را در رأس امور قرار دهیم.

فراموش نکنید برای همه کسب و کارها، حفظ کیفیت در مدیریت پروژه بسیار مهم است. فرقی ندارد شرکت شما به دنبال عرضه محصولات است یا ارائه خدمات، تولید محتوای رسانه‌ای یا فناوری فوق العاده را در نظر دارد، برای آینده شرکت بسیار مهم است که سطح کیفیت همه این موارد را کمتر از آنچه که مشتریان یا ذینغعان انتظار دارند کاهش ندهید. اینجا است که مدیریت کیفیت یک پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا مدیریت پروژه را به نحو احسن پیش ببرید.

مختصری در مورد مدیریت کیفیت پروژه

شرکت‌های بزرگی مانند Adobe مدیریت کیفیت در پروژه یا همان Project quality management را  به عنوان «فرایند اندازه گیری مداوم کیفیت در همه فعالیت‌ها برای به ثمر رساندن اقدامات اصلاحی تا رسیدن به کیفیت مطلوب» تعریف کرده‌اند. باید بدانید که اصطلاح مدیریت کیفیت که معمولا در دنیای تجارت استفاده می‌شود، یک طرح یا فرایند خاص اشاره است که دستیابی به هدف نهایی در یک پروژه یا اقدام را تسهیل می‌کند.

به عبارت ساده‌تر هر پروژه‌ای که قرار است انجام دهیم، به مدیریت کیفیت نیاز دارد تا  این اطمینان حاصل شود که تمام مراحل پیش رو به درستی انجام می‌شوند و در راستای دستیابی به آن هدف یا هدف(ها) طرح ریزی شده‌اند. این روند به طور معمول فرایندهای برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت را هم توصیف می‌کند.

در حالی که مدیریت کیفیت پروژه می‌تواند نمونه‌های بسیار متنوعی را در خود جای دهد، چند نمونه خاص از این مبحث شامل موارد زیر خواهد بود:

• بازرسی محصولاتی که اخیرا تولید شده
• بررسی دقیق قراردادهایی که اخیر امضا شده
• رعایت استانداردهای کاری برای اطمینان از ایمنی و کارایی بیشتر

فرایندهای مدیریت کیفیت پروژه

در بخش قبلی نگاهی گذار به این سه فرایند داشتیم؛ اما بهتر است با هر کدام از آنها کمی بیشتر آشنا شویم.

·         برنامه ریزی برای مدیریت کیفیت

این فاکتور استانداردها و اهداف کیفی ما را برای پروژه تعیین می‌کند و نشان می‌دهد که چگونه این استانداردها برآورده می‌شوند. علاوه بر این، شناسایی فرایندها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت و نظارت بر کیفیت پروژه را هر شامل می‌شود.

·         انجام تضمین کیفیت

PQM تضمین می‌کند که پروژه‌ها با یک طرح کیفی اجرا می‌شوند. علاوه بر این، فعالیت‌هایی مانند ممیزی و بازرسی منظم کیفیت و همچنین نظارت مستمر بر عملکرد پروژه را هم در نظر می‌گیرد.

·         کنترل کیفیت

کیفیت خروجی‌های پروژه از جمله محصولاتی که تولید شده‌اند و یا خدماتی که ارائه می‌شوند را نظارت و کنترل می‌کند. این کار با آزمایش و تأیید برآورده شدن الزامات پروژه پیش می‌رود.

ابزارهای مدیریت کیفیت پروژه

این مسئله را به یاد داشته باشید که هیچ فرمت مشخصی برای اجرای مدیریت کیفیت پروژه به طور مؤثر وجود ندارد. اما می‌توانیم از ابزارهای زیر برای پیشبرد بهتر روند پیش روی خود استفاده کنیم.

1. نمودار علت و معلولی: این نمودارها به ما کمک می‌کنند تا به وضوح مشخص کنیم برنامه کسب و کارمان برای دستیابی به هدف نهایی خود چطور تعریف شده است. نمودارها به خودی خود شبیه یک درخت با شاخه‌هایی هستند که هر کدام دلایل احتمالی برای یک مشکل خاص را نشان می‌دهند.
2. نمودارهای کنترلی: نمودارهای کنترلی هم به شرکت کمک می‌کنند تا با نمودار و آمار، کنترل یک فرایند تولیدی یا تجاری را تجزیه و تحلیل کند.
3. فلوچارت: فلوچارت‌ها یک نوع نمودار بصری ایده آل هستند که به پرسنل کمک می‌کنند قبل از اقدام برای تغییر، جایگزینی یک فرایندها سؤالات درستی را مطرح کنند.
4. نمودار اجرا: ممکن است در مدیریت کیفیت پروژه از نمودارهای اجرا هم برای بررسی روندها یا الگوهای زمانی استفاده کنیم. اینها به ویژه برای مقایسه قبل و بعد یک روند مفید هستند.
5. نمودار پراکندگی: این مورد هم برای بررسی رابطه بین دو متغیر مجزا مورد توجه است. جایی که برخی از مختصات پروژه با هم همپوشانی وجود دارند ما با همبستگی مواجه هستیم و جایی که اختلافات زیاد است، پراکندگی را مشاهده می‌کنیم.

مزایای استفاده از طرح مدیریت کیفیت پروژه

در طول چرخه عمر PQM با مزایا زیادی روبرو می‌شویم که تأثیرات مستقیم یک طرح مدیریت کیفیت در پروژه هستند. موارد ذکر شده در این بخش مهم‌ترین این مزایا محسوب می‌شوند.

۱.       بهبود رضایت مشتری

در طرح PQM کارآمد، نیازها و انتظارات مشتریان به وضوح تعریف خواهد شد. علاوه بر این، سازمان می‌تواند برای دستیابی به این نیازها تمرکز خوبی داشته باشد. این کار باعث افزایش رضایت مشتری و درک بهتر از پروژه و فعالیت سازمان می‌شود.

همه ما می‌دانیم که ارائه محصولات با کیفیت بد یا ارائه خدمات ناامید کننده، بازتاب ضعیفی بر یک شرکت دارد. چه در حال تولید بازی‌های ویدیویی باشید و چه به صورت تک به تک برای ارائه خدمات سفارشی به مشتری کار کنید، توجه به مدیریت کیفیت پروژه بسیار مهم است. اگر مشتری ناراضی باشد، باید به این نتیجه برسید که محصول تحویلی نتوانسته به سطح مطلوب کیفیت برسد.

مدیریت کیفیت در یک پروژه به ما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنیم فرایندهای طراحی شده برای کیفیت عالی به خوبی اجرا می‌شوند. در نتیجه همه محصولات قابل تحویل در سطحی تولید می‌شوند که بتوانند رضایت مشتری را تضمین کنند.

۲.      بهبود عملکرد پروژه

PQM می‌تواند تضمین ‌کند که تمام جنبه‌های پروژه ما به طور کارآمد و مؤثر در حال اجرا هستند. در نتیجه این امر منجر به کیفیت بالاتر کار، کاهش ریسک کار مجدد و تأخیر در ارائه محصول / خدمات می‌شود و به مدیریت هزینه‌ها هم کمک شایانی می‌کند.

حتی اگر مشتری ما از محصولی با کیفیت متوسط هم راضی است، باید بررسی کنیم که انتظارات بعدی و ارائه محصولات با کیفیت در آینده باید چگونه پیش بروند تا در گام‌های پیش رو هیچ نقطه ضعفی وجود نداشته باشد.

۳.     استفاده بهتر از منابع

مدیریت کیفیت پروژه چارچوبی را برای نظارت و کنترل استفاده درست از منابع فراهم می‌کند؛ بنابراین، می‌توانیم برای استفاده کارآمدتر از زمان، پول و منابع انسانی خود برنامه ریزی خوبی داشته باشیم.

حتما به این نکته آگاه هستید که هدف مدیران هر پروژه، حفظ هزینه‌های اضافی در عین ارائه کیفیت ایده آل است. با وجود این مسئله، اگر بتوانیم فرآیندها را ساده کرده و سطح بهره وری را افزایش دهیم، این امکان وجود دارد که کسب و کار ما سود بیشتری ایجاد کند. سود بالاتر را می‌توانیم با افزایش قیمت‌ها به دلیل ارتقا سطح کیفی یا حذف فرایندهای غیر ضروری برای کاهش هزینه‌های عملیاتی تضمین کنیم.