یکی از مهم‌ترین مباحث موجود در زمینه رسیدن به اهداف یک پروژه، مدیریت هزینه است. در واقع باید بیان کرد که مدیریت هزینه پروژه یا Project cost management (pcm) از اساسی‌ترین مواردی به شمار می‌آيد که کلیه اعضای تیم باید آن را به طور کامل بشناسند و از اصول آن تبعیت کنند.
طبیعی است که عدم رعایت این اصول به معنای ایجاد هزینه‌های بی‌معنی در زمان انجام پروژه می‌شود. هزینه‌هایی که در بسیاری از موارد امکان بازپرداخت آنها وجود ندارد و تنها یک ضرر مالی خواهند بود. با ما همراه باشید تا شما عزیزان را بیشتر با این نوع مدیریت آشنا کنیم.
مفهوم کلی مدیریت هزینه پروژه
امروزه این امر به طور کامل ثابت شده است که مدیریت کردن هزینه پروژه مهم‌ترین اصل موجود در زمینه کاهش هزینه‌های رسیدن به هدف نهایی است. سبد مالی هر پروژه تنها یک میزان ظرفیت خاص دارد. همین امر موجب شده است تا این نوع مدیریت و عمل به اصول آن برای کلیه کارفرمایان از اهمیت بالایی برخوردار باشد. در این نوع مدیریت، کارایی کلی پروژه از نظر مالی به طور کامل بررسی می‌شود و جلوی هرگونه افزایش یا کاهش بی حد و مرز بودجه گرفته خواهد شد.
مدیریت کردن هزینه‌های پروژه برای کلیه کارفرمایانی که قصد رسیدن به هدف خود را دارند، امری ضروری محسوب می‌شود. یک مورد بسیار مهم در این حوزه، بررسی میزان کلی هزینه‌های پیش‌بینی شده پیش از انجام فرایند مد نظر با هزینه‌های واقعی انجام پروژه است. این نوع مقیاس‌ها در هر نوع پروژه‌ای مهم هستند و دید بهتری از لحاظ مالی به ما می‌دهند. بحث مدیریت هزینه نیز دقیقاً به همین موارد می‌پردازد و موجب شناخت بیشتر ما از روند ارائه بودجه و همچنین مواردی که بودجه صرف آنها می‌شود، می‌گردد.
علاوه بر این، مدیریت هزینه پروژه یک گزینه عالی به منظور کنترل کلیه هزینه‌های پروژه محسوب می‌شود. هیچ پروژه‌ای تا زمانی که دارای یک بخش مربوط به کنترل هزینهها نباشد، نمی‌تواند عملکرد خوبی از خود نشان دهد. نباید این موضوع را فراموش کرد که در اکثر مواقع، میزان بودجه ما محدود است و نمی‌توان بدون فکر نسبت به استفاده از آن اقدام نمود. مدیریت هزینه در این زمینه به ما تکنیک‌های مناسبی را ارائه می‌دهد تا از این بابت خیال راحتی داشته باشیم و بتوانیم به جای هزینهها، بر روی رسیدن به هدف نهایی پروژه تمرکز کنیم.
بخش‌های مختلف مدیریت هزینه پروژه
یکی دیگر از موارد مهمی که در زمینه شناخت مدیریت هزینه پروژه باید به آن اشاره کنیم، بخش‌های مختلف این نوع مدیریت است. تا زمانی که درک خوبی از بخش‌های مهم این نوع مدیریت خاص نداشته باشید، طبیعتاً نمی‌توانید یک برنامه‌ریزی مالی مناسب ایجاد کنید. برنامه‌ریزی مالی نیز از جمله اساسی‌ترین گزینه‌های موجود به منظور جلوگیری از هدر رفت بودجه محسوب می‌شود. در ادامه به بخش‌های مختلف مدیریت هزینه اشاره می‌‌کنیم تا بتوانید به درک بهتری از هر یک از این موارد دست پیدا کنید.
برآوردن کردن هزینهها
این مورد قطعاً مهم‌ترین گزینه در زمینه مدیریت کردن هزینه پروژه محسوب می‌شود. برآورد هزینهها باید به صورت کاملاً دقیق اجرا شود. در واقع هرچه میزان دقت شما در این زمینه افزایش یابد، می‌توان امید داشت که بحث مدیریت هزینه نیز به شکل بهتری صورت خواهد گرفت. مفهوم هزینه خود دارای چندین بخش است که هر یک از آنها خود به شاخه‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند. در طی فرایند مدیریت، هزینه‌های هر بخش باید تقسیم‌بندی شده و به صورت شفاف اعلام شوند.
در بعضی از موارد شاهد این هستیم که هزینهها همزمان با اجرای پروژه گسترده‌تر می‌شوند. این مورد در اکثر پروژه‌ها طبیعی است، اما در برخی از پروژه‌ها هزینه از قبل پرداخت می‌شوند و نیازی به محاسبه همه روزه هزینهها وجود ندارد. یک تقریب درست از این هزینهها نقش مهمی در زمینه مدیریت هزینه پروژه ایفا می‌کند و به همین دلیل باید حتماً نسبت به آن توجه لازم را داشته باشید.
تعیین کردن بودجه
وقتی صحبت از مدیریت هزینه پروژه می‌شود، باید در مورد بحث تعیین کردن بودجه نیز حرف بزنیم. همان‌طور که گفته شد، در اکثر پروژه‌ها بودجه یک مقدار محدود دارد. بودجه هر پروژه معمولاً با توجه به گستردگی کلی آن تعیین خواهد شد و به همین علت، پروژه‌هایی با گستردگی بالا، دارای بودجه‌هایی عظیم هستند.
این گسترده بودن بودجه شاید در نگاه اول بسیار مناسب به نظر برسد، اما نباید فراموش کنید که گستردگی بیشتر به معنای نیاز به مدیریت دقیق‌تر است. بودجه باید با توجه به برآورد هزینهها تعیین شود. در واقع به همان میزان که هزینه داریم، باید بودجه به دست بیاوریم. در غیر این صورت، شاهد یک عدم تعادل مالی خواهیم بود که به راحتی نمی‌توان آن را حل کرد.
در واقع این همان موضوعی است که امروزه اکثر شرکت‌ها با آن مواجه هستند. بسیاری از شرکت‌های فعال، بدون توجه به بودجه‌های خود اقدام به صرف هزینه می‌کنند. این هزینهها گاهی آنقدر افزایش می‌يابند که حتی از بودجه تعیین شده نیز فراتر می‌روند و شرکت بدهکار خواهد شد.
مدیریت هزینه پروژه می‌تواند به طور کامل از این موضوع جلوگیری کند. وقتی هزینهها مدیریت شده باشند، هیچگاه میزان آنها از میزان بودجه افزایش نخواهد یافت و در نتیجه تعادل مورد نیاز در این زمینه از بین نمی‌رود.
معمولاً توصیه می‌شود که کاربران به سراغ بودجه‌های انعطاف‌پذیر بروند. این بودجه‌ها به نحوی طراحی شده‌اند که حتی با شروع پروژه نیز بتوان آنها را در مراحل مختلفی تغییر داد. این موضوع موجب می‌شود تا مدیریت دست بازتری به منظور تغییر دادن بودجه داشته باشد و بتواند به شکل مناسب‌تری هزینه‌های خود را کنترل کند.
حسابداری
مدیریت هزینه پروژه شامل بخش حسابداری نیز می‌شود. حسابداری نیز خود به چندین شاخه مختلف دسته‌بندی می‌شود که هر یک از آنها نقش متفاوتی را در رسیدن به هدف نهایی مالی ایفا می‌کنند. داشتن یک بخش حسابداری باتجربه و آگاه از گزینه‌های مهمی به شمار می‌آيد که در زمان مدیریت هزینه باید مورد توجه قرار بگیرد.
حسابداری در زمینه کنترل هزینهها نیز فعالیت می‌کند. توجه داشته باشید که کنترل هزینهها با برآورد هزینهها تفاوت دارد. در حالی که کنترل هزینهها خود یک زیرشاخه از حسابداری به شمار می‌آيد، برآورد هزینهها معمولاً زیرمجموعه مدیریت هزینه محسوب می‌شود. در هر صورت باید بیان کرد که این دو بخش به هم ارتباط دارند و نباید از نقش بسیار مهم آنها در زمینه رسیدن به اهداف پروژه چشم‌پوشی کرد. انتخاب یک تیم مناسب حسابداری که مجرب باشند و هدف نهایی پروژه را به عنوان هدف نهایی خود قبول داشته باشند، یک استراتژی عالی به منظور کنترل کردن هزینه‌های یک پروژه است.
سخن پایانی
مدیریت هزینه پروژه به معنای تلاش جهت کاهش هزینه‌های مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف یک پروژه است. تا زمانی که مدیریت هزینه شما به شکل مناسبی اجرا نشود، رسیدن به پروژه مد نظر هزینه‌بر خواهد بود، بدون اینکه سود خاصی را به شما ارائه دهد. این نوع مدیریت شامل بخش‌های مختلفی همچون برآورد هزینهها است. هر یک از بخش‌های مدیریت هزینهها باید جدی گرفته شوند، زیرا دست‌یابی به یک تقریب هزینه مناسب بدون بهره‌گیری از آنها امکان‌پذیر نخواهد بود.
مدیریت کردن هزینهها در هر پروژه‌ای اعم از پروژه‌های کوچک و یا پروژه‌های عظیم دارای اهمیت است. تعیین بودجه نیز در زیرشاخه همین نوع مدیریت قرار می‌گیرد و به همین دلیل می‌توان مدیریت هزینهها را برگ برنده‌ای جهت رسیدن به اهداف مدنظر دانست. تحقیقات مختلفی که در رابطه با همین موضوع صورت گرفته‌اند نشان می‌دهند همه شرکت‌های موفق نسبت به ایجاد یک راهکار و استراتژی مناسب جهت مدیریت هزینهها گام برداشته‌اند. این موضوع خود نشان‌دهنده اهمیت بسیار زیاد چنین موردی است.