بدون شک مهمترین سوالی که در بحث مدیرت زمان پروژه مطرح می شود این است که چگونه پروژه ها را به موقع به پایان برسانیم ؟!
یکی از بزرگترین چالش های مدیریت پروژه، مدیریت کارآمد زمان است. به عنوان یک مدیر پروژه، شما خواسته های زیادی از زمان خود دارید. غالباً اولویت های رقابتی برای مقابله با عدم ذکر نیازهای تیم شما و انتظارات مشتریان و ذینفعان شما وجود دارد. همه اینها می تواند بسیار سخت باشد.
مدیریت زمان در مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت زمان به عنوان زمان صرف شده جهت پیشرفت در پروژه تعریف می شود که در واقع یکی از اجزای اصلی مدیریت پروژه و بیشترین دغدغه مدیران پروژه است. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا اتمام پروژه را برنامه ریزی و بررسی کنید.
چرا مدیریت زمان در پروژه ها مهم است؟
مدیریت زمان بخش مهمی از مدیریت کار است که به تجزیه پروژه ها، اختصاص وظایف و تکمیل پروژه ها کمک می کند. خوشبختانه با کمی تلاش می توانید استراتژی های مدیریت پروژه را اجرا کنید که نه تنها شما را کارآمدتر می کند بلکه ممکن است زندگی کاری شما را لذت بخش تر کند. این استراتژی ها را می توان در سه دسته کلی در نظر گرفت:
- فرآیندهای مدیریت زمان پروژه
- اجرای بهترین شیوه های مدیریت زمان
- استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مناسب
البته، برخی از همپوشانیها بین این دستهها وجود دارد، بنابراین آنها را به عنوان مراحلی که باید به ترتیب خاصی برداشته شوند، در نظر نگیرید. در عوض، به نیازهای سازمان و تیم پروژه خود گستردهتر فکر کنید و سپس با اجرای استراتژیهایی که به نظر میرسد بیشترین تأثیر را دارند، شروع کنید.
شش فرآیند اصلی در مدیریت زمان پروژه
-
ایجاد یک طرح پروژه
برنامه ریزی بخش مهمی از مدیریت پروژه است. به عنوان یک مدیر پروژه، این مسئولیت شماست که یک طرح پروژه تهیه کنید. طبق PMI، یک طرح پروژه “سندی است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن پروژه را توضیح می دهد.”
-
فرآیند مدیریت زمانبندی پروژه
برنامه زمانبندی پروژه بسیار فراتر از یک تقویم اولیه است. جدول زمانی پروژه و منابع سازمانی مورد نیاز برای تکمیل هر کار را شرح می دهد. برنامه زمانبندی پروژه باید برای همه اعضای تیم قابل دسترسی باشد. هدف آن انتقال اطلاعات حیاتی به تیم است، بنابراین باید جامع و قابل درک باشد.
چندین مرحله در ایجاد یک برنامه زمانبندی پروژه مستقیماً به مدیریت زمان مربوط می شود و از آنجایی که به یکدیگر وابسته هستند، با کمک بهترین ابزارهای زمان بندی پروژه، می توانیم یک فرآیند زمان بندی بدون نقص ایجاد کنیم.
3. تعریف فعالیت های پروژه
این کار می تواند به سادگی ایجاد لیستی از وظایفی باشد که باید برای ارائه پروژه خود تکمیل شوند. در مورد پروژه های پیچیده، ممکن است سازماندهی این وظایف در قالب یک WBS، یک نمودار مدیریت پروژه که به تجسم پروژه ها و وظایف فرعی آنها کمک می کند، مفید باشد.
4. تعیین وابستگی ها
هنگامی که تمام فعالیت های پروژه را فهرست کردید، در مورد هر یک به دقت فکر کنید تا مشخص کنید که کدام کارها به دیگران ربط دارند تا تکمیل شوند. برای مثال، اگر در حال اجرای یک خط انتقال آب هستید، نمی توانید کانال حفاری شده را تا زمان تکمیل مراحل لوله گذاری پر کنید. مهم است که تمام وابستگی های پروژه خود را به درستی تعریف کنید تا بتوانید به طور دقیق برنامه ریزی کنید و از تاخیر جلوگیری کنید.
5 : توالی فعالیت ها
پس از اینکه وابستگیها را در بین فعالیتهای خود ایجاد کردید، میتوانید برای آنها ترتیب مشخص کنید. در این مرحله، شما هیچ زمانی را از نظر ساعات کاری یا سررسید به فعالیت های خود اختصاص نمی دهید. در عوض، شما روی ترتیبی تمرکز می کنید که تمام فعالیت های پروژه باید انجام شوند تا کارآمدترین جریان ایجاد شود.
6 : برآورد مدت زمان و منابع
بهترین راه برای تخمین مدت زمان استفاده از داده های مشاغل مشابه قبلی است. اگر هیچ داده ای برای کار ندارید و هیچ استاندارد صنعتی وجود ندارد که بتوانید به آن مراجعه کنید، تخمینی بر اساس میانگین بهترین، بدترین و محتمل ترین سناریوها انجام دهید. در این مرحله منابع مورد نیاز برای هر فعالیت پروژه را نیز برآورد کنید.
به یاد داشته باشید که تخصیص منابع بر برنامه شما تأثیر می گذارد. اگر یک عضو تیم مسئول چندین کار باشد، نمیتوان آنها را همزمان تکمیل کرد، که بر برنامه شما تأثیر میگذارد.
اجرای شیوه های موثر مدیریت زمان
اگر به خوبی برنامه ریزی کنید و از ابزارهای مدیریت پروژه مناسب استفاده کنید، شروع خوبی خواهید داشت.
اکنون زمان آن است که برخی از شیوه های مدیریت زمان را در مدیریت پروژه خود بگنجانید.
-
لیست وظایف را ایجاد کنید.
لیست وظایف را برای خود ایجاد کنید و تیم خود را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند. بهترین کار این است که برای مدت زمان محدودی، حتی به اندازه یک روز، فهرست کارها را تهیه کنید.
-
اولویت بندی کردن
ایوی لی یک متخصص تبلیغات آمریکایی بود ، اما روشی که نام وی را به همراه دارد ، مربوط به بهره وری است. رویکرد پنج قدم او برای انجام کارهای بیشتر بسیار ساده است ، این رویکرد را نادیده نگیرید. این رویکرد به مردم کمک می کند تا بیش از صد سال از لیست ها استفاده کنند.
- در پایان روز کاری خود، شش تا از مهم ترین کارهایی را که باید در روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید.
- وظایف را به ترتیب اهمیت رتبه بندی کنید.
- وقتی صبح روز بعد شروع به کار کردید، تمام توجه خود را به کار شماره 1 معطوف کنید. قبل از رفتن به کار شماره 2 روی آن کار تا زمانی که کامل شود کار کنید.
- همین مسیر را برای کار شماره 2 تا پایان در لیست انجام دهید. اگر یک اتفاق پیش بینی نشده، کار شما را مختل کرد، در اسرع وقت به کار خود بازگردید.
- در پایان روز، مجدد لیست خود را از شش اولویت برای روز کاری بعدی تهیه کنید و موارد باقی مانده روز قبل را نیز به همراه داشته باشید.
- از حواس پرتی خودداری کنید.
همانطور که در بالا ذکر شد، تمرکز برای انجام کارها و مدیریت زمان بسیار مهم است. زمانی را برای کار متمرکز بر روی وظایف خود اختصاص دهید. حتی میتوانید در تقویم خود قرار ملاقات بگذارید تا تیمتان متوجه شود که مشغول هستید. در این بین، ابزارهای مدیریت پروژه گوگل نیز وجود دارد که با تقویم ها یکپارچه شده اند.
-
تفویض اختیار
اگر هرگز زمان کافی برای تکمیل لیست وظایف خود ندارید، ببینید چه کارهایی را می توانید به سایر اعضای تیم خود محول کنید. مدیر پروژه خوب بودن به این معنی نیست که همه کارها را خودتان انجام دهید. این بدان معنی است که مطمئن شوید کار به خوبی انجام می شود، مهم نیست توسط چه کسی.
-
تنگناها را شناسایی کنید
اگر متوجه شدید که تیم شما به طور مداوم از برنامه عقب مانده است، گردش کار خود را بررسی کنید تا ببینید تنگناها کجا هستند. یک دلیل رایج زمانی است که به برخی از اعضای تیم بیش از کار واگذار می شوند.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان مناسب
در طی چندین سال گذشته، دنیای مدیریت پروژه دیجیتال به شدت رشد کرده است و به مدیران پروژه در تمام سطوح تجربه طیف وسیعی از ابزارها را برای تسهیل مدیریت پروژه و زمان ارائه می دهد. در اینجا ابزارهایی وجود دارد که می تواند به شما در مدیریت زمان در مدیریت پروژه کمک کند:
-
Kanban boards
Kanban boards شکلی از مدیریت پروژه بصری است که به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا در یک نگاه از پروژه و وظایف آن دید داشته باشند. هر کار با یک کارت نشان داده می شود که حاوی اطلاعات ضروری مانند فردی است که به آن کار اختصاص داده شده و تاریخ سررسید آن است.
-
Time tracker(ردیاب زمان)
هر جنبه ای از پروژه شما زمان می برد ، اما وقتی به پایان یک پروژه رسیدید ، گاهی سخت است هنگام دیدن داشبورد پروژه بدانید که چه کسی چقدر وقت را صرف انجام فعالیت کرده است. شما و تیمتان باید بتوانید زمان خود را ردیابی کنید تا بتوانید وقت خود را به هر کار و مرحله پروژه اختصاص دهید. یک ردیاب زمان خوب پروژه به صورتحساب دقیق ، مدیریت بین المللی تیم و برنامه ریزی دقیق کمک می کند.
-
Collaboration tool (ابزار همکاری)
بسیاری از تیم ها به دلیل ابزارهای ارتباطی بد وقت خود را تلف می کنند. گاهی اوقات استفاده از ابزارها سخت است، گاهی اوقات چندین کانال ارتباطی وجود دارد و مردم فراموش می کنند همه آنها را بررسی کنند. گاهی اوقات فقط برای بررسی همه کانالها (ایمیل، پیامهای متنی، پیامهای فوری، پست صوتی… ( وقت تلف میشود. ابزارهای خوب همکاری پروژه شامل ساده کردن کانال های ارتباطی تیم شما است. شما می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید که این نرم افزار ها تمام عناصری را که برای مدیریت کارآمد پروژه های خود نیاز دارید ترکیب می کند.