همه ما با این واقعیت آشنا هستیم که بدون داشتن برنامه‌ریزی هیچ‌گاه نمی‌توان در حوزه‌های مختلف به موفقیت رسید. یک راهکار عالی برای جلوگیری از عدم موفقیت، استفاده از مدیریت برنامه ریزی پروژه محسوب می‌شود. این نوع مدیریت به شما اجازه می‌دهد تا گزینه‌های مختلف را اولویت‌بندی کنید و پروژه را به نحوی پیش ببرید که قطعاً به هدف نهایی دست یابد. در این متن قصد داریم شما را با برنامه‌ ریزی پروژه و ضرورت بهره‌گیری از آن آشنا کنیم. با ما همراه باشید تا اطلاعات بسیار مناسبی در مورد این نوع مدیریت به دست بیاورید.

[

یک اشتباه مهلک

پیش از هرچیز باید به این نکته اشاره کنیم که در هر شرایطی، مدیریت برنامه ریزی پروژه باید حتماً یک جزو اصلی از راهکارهای عملکردی شما باشد. تا زمانی که یک برنامه‌ریزی مناسب نداشته باشید، نمی‌‌توانید حتی به ساده‌ترین اهداف دست یابید. این یک تئوری نیست، بلکه بارها و بارها ثابت شده است و نمی‌توان آن را انکار کرد.

بعضی از کاربران تصور می‌کنند که عدم توجه به مدیریت برنامه ریزی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا در وقت‌شان صرفه‌جویی داشته باشند. این یکی از مهلک‌ترین اشتاباهاتی است که افراد مبتدی مرتکب آن می‌شوند. برنامه ریزی پروژه و مدیریت آن نه تنها منجر به از بین رفتن زمان حساس شما نمی‌شود،‌ بلکه نقش مهمی را در زمینه صرفه‌جویی از هدر رفت آن ایفا می‌کند!

وقتی که برنامه‌ریزی به شکل مناسبی صورت نگرفته باشد، شما از حرکات بعدی خود اطلاعای ندارید و به همین دلیل نمی‌توانید روند پیشبرد پروژه را به شکل مناسبی کنترل کنید. خارج شدن کنترل پروژه از دستان شما نیز به معنای نیاز به انجام یک سری امور باطل خواهد بود. این در حالی است که اگر همان ابتدای شروع پروژه وقت کمی را به برنامه‌ریزی اختصاص بدهید، دیگر هیچ‌گاه دچار این مشکلات نخواهید شد.

امروزه تمامی شرکت‌ها و موسسات مختلف نسبت به ایجاد یک برنامه‌ریزی پروژه دقیق و منظم بسیار فعال هستند. در واقع هیچ شرکت موفقی را نمی‌توان یافت که در ساختار آن روند مدیریت برنامه‌ریزی معنا و مفهوم نداشته باشد. بنابراین؛ اگر آینده شرکت برای شما واقعاً‌ مهم است و قصد دارید بدون نگرانی خاصی به هدف نهایی خود دست یابید، مدیریت برنامه ریزی پروژه را جدی بگیرید. این راهکار عالی چه برای شرکت‌های عظیم و چه برای شرکت‌های خرد یک گزینه عالی محسوب می‌شود و واقعاً کاربردی است.

تعادل در مدیریت برنامه ریزی پروژه

شاید برایتان اعجاب‌انگیز باشد، اما همان‌طور که در برخی از پروژه‌ها شاهد عدم استفاده از برنامه‌ریزی هستیم، در بعضی از پروژه‌های دیگر مبحثی به نام زیاده‌روی در برنامه‌ریزی وجود دارد. زیاده‌روی در برنامه‌ریزی زمانی اتفاق می‌افتد که افراد یک برنامه بسیار پیچیده برای رسیدن به هدف ترسیم می‌کنند. این برنامه‌ها معمولاً آنقدر پیچیده هستند که در همان مراحل اولیه دست و پا گیر می‌شوند.

در واقع برنامه‌های مذکور به جای اینکه به ما کمک کنند تا به هدف خود برسیم، بیشتر یک عامل و سد به منظور هدر رفت وقت و انرژي تیم محسوب می‌شوند. برنامه‌های پیچیده ساختار و ظاهری جذاب دارند، اما در عمل واقعاً مناسب نیستند و نمی‌توانید از آن‌ها در هیچ حوزه‌ای بهره ببرید.

رعایت تعادل حوزه مدیریت برنامه ریزی پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. برنامه شما باید نه بسیار ساده باشد و نه بسیار پیچیده. یک برنامه مناسب دقیقاً در مرزی بین این دو قرار دارد. با نگاهی به برنامه‌ریزی شرکت‌های بزرگ خیلی راحت می‌توان به این موضوع پی برد. این شرکت‌ها سعی می‌کنند تا الگوهای ساختاری برنامه مد نظر خود را حفظ کنند و تنها به آن شاخ و برگ بدهند.

تعادل در برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهدافی که از گستردگی بالایی برخوردار هستند، اهمیت بیشتری دارد. دلیل این موضوع را می‌توان وجود وسعت زیاد اهداف مد نظر کاربران دانست. برنامه‌‌ریزی شما باید به نحوی باشد که ما را به مقصد برساند،‌ اما دست و پا گیر نباشد. اگر یک هدف خاص را مد نظر دارید که بارها به آن دست یافته‌اید، می‌توانید به سراغ یک برنامه‌ریزی ساده بروید، زیرا قبلاً با روند کلی رسیدن به هدف مذکور آشنا بوده‌اید. در غیر این صورت، با رعایت اصل تعادل، به سمت مدیریت برنامه ریزی پروژه حرکت کنید تا بتوانید سرعت رسیدن به اهداف مد نظر خود را افزایش دهید.

شناسایی ریسک‌ها در زمینه مدیریت برنامه ریزی پروژه

یکی از مهم‌ترین مواردی که در حوزه مدیریت برنامه ریزی پروژه باید به آن دقت کنید، شناسایی کلیه ریسک‌هایی است که در زمان رسیدن به هدف با آن‌ها روبه‌رو خواهید شد. شناسایی ریسک‌ها این قابلیت را به شما می‌دهد که بتوانید یک برنامه منسجم‌تر نسبت به حالت عادی ایجاد کنید. این همان اصل مهمی محسوب می‌شود که اکثر کاربران به آن توجه نمی‌کنند و طبیعتاً نمی‌توانند یک برنامه‌ریزی پروژه مناسب را تکمیل نمایند.

ریسک‌ها در هر نوع پروژه‌ای متفاوت هستند. یک پروژه ممکن است تنها ریسک‌های مالی داشته باشد، حال آنکه یک پروژه دیگر با ریسک‌های مربوط به کمبود نیرو دست و پنجه نرم خواهد کرد. در هر صورت این شما هستید که باید ریسک‌های مزبور را تعیین کرده و از آن‌ها به منظور تهیه یک برنامه‌ریزی پروژه مناسب بهره ببرید.

به یاد داشته باشید که ریسک‌های شما همواره در طول انجام پروژه تغییر پیدا خواهند کرد. این مورد نیز اهمیت بالایی دارد و همواره باید بدان توجه نمود. ریسک‌های متغیر جزو پیچیده‌ترین ریسک‌ها در زمان برنامه‌ریزی پروژه هستند و عدم توجه به آن‌ها می‌تواند کل برنامه‌ریزی شما را به هم بریزد. البته، با رعایت نکاتی که به آن‌ها اشاره کردیم می‌توانید به خوبی از پس این مشکل برآيید و به راحتی به سمت هدف نهایی خود حرکت کنید.

در نظر گرفتن ذینفعان

یک مورد دیگر که در زمینه مدیریت برنامه ریزی پروژه باید حتماً به آن توجه کنید، منافع ذی‌نفعان است. در بسیاری از موارد شما در حال انجام یک پروژه جهت رسیدن به هدف مشخص فرد یا افراد دیگری هستید. طبیعی است که باید در زمان انجام این موارد حتماً هدف فرد مزبور را نیز در نظر داشته باشید تا بتوانید طبق خواسته وی برنامه را پیش ببرید.

در واقع برنامه‌ریزی پروژه شما نباید با این منافع دارای تداخل باشد. این نکته یک مورد بسیار مهم محسوب می‌شود و کلیه افرادی که در حوزه مدیریت برنامه ریزی پروژه فعالیت می‌کنند باید حتماً نسبت به آن اقدام کنند. در غیر این صورت،‌ احتمال دارد که منافع ذی‌نفعان تأمین نشود و در نتیجه حتی نتوان به همان هدف اصلی نیز دست پیدا کرد.

سخن پایانی

برای رسیدن به اهداف مختلف باید از موارد گوناگونی بهره ببرید که یکی از آن‌ها مدیریت برنامه ریزی پروژه محسوب می‌شود. به یاد داشته باشید که این اصل، یک اصل اساسی در این حوزه به شمار می‌آيد و نمی‌‌توان از آن دست کشید. در واقع باید گفت که دست کشیدن از این مورد به معنای عدم دسترسی به هدف نهایی خواهد بود.

برنامه‌ریزی پروژه به شما این امکان را می‌دهد که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بدون هدر رفت وقتتان به اهداف مد نظر دست پیدا کنید. این نوع برنامه‌ریزی باید کاملاً متعادل باشد. در بعضی از موارد، ایجاد یک برنامه کاملاً پیچیده نه تنها کمی به شما نخواهد کرد، بلکه جلوی پیشرفتتان را نیز می‌گیرد.

به جرأت می‌توان گفت که مهم‌ترین اصل موجود در این زمینه، رعایت تعادل است. شما باید در زمان تکمیل روند برنامه‌ریزی حتماً به این اصل توجه داشته باشید. در غیر این صورت یا برنامه‌ای بسیار ساده ایجاد می‌کنید که کاربردی ندارد و یا برنامه ایجاد شده توسط شما بیش از اندازه پیچیده خواهد بود.