سیستم مدیریت پروژه چیست و چه ویژگی هایی دارد ؟

سیستم مدیریت پروژه چیست و چه ویژگی هایی دارد؟

چه در مورد بهره وری در محل کار صحبت کنید، چه در تلاش برای سازماندهی یک تیم یا برنامه ریزی برای تعطیلات، یا وادار کردن همه افراد در دفتر حهت کار بر روی پروژه ها و اولویت ها، سیستم های مدیریت پروژه زیادی را مشاهده خواهید کرد که می تواند کمک بزرگی برای شما باشد.

سال‌هاست که مدیریت پروژه به عنوان یک حرفه، موفقیت پروژه‌ها را به سطح جدیدی برده است و ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه راهی برای پیشرفت طبیعی پروژه ها هستند.

برای اینکه واقعاً از یک سیستم مدیریت پروژه بهره مند شوید، نه تنها باید نحوه استفاده از آن را بدانید، بلکه هنگام انتخاب یک سیستم برای خود محتاط باشید. در این مقاله به برخی از ویژگی های منحصر به فرد بهترین سیستم های نرم افزاری مدیریت پروژه می پردازیم که مدیریت پروژه را موثر می کند.

سیستم مدیریت پروژه چیست؟

اکنون، شما باید درک خوبی از مدیریت پروژه داشته باشید و زمان آن رسیده است که یک قدم جلوتر بروید و در مورد سیستم مدیریت پروژه بدانید. همانطور که می‌دانید، مدیریت پروژه با جنبه‌های مختلف پروژه مانند تقسیم کل پروژه به وظایف کوچک‌تر و زیر وظیفه‌ها، تخصیص منابع به وظایف، ارزیابی ریسک‌های ناشی از ایجاد تاخیر، ارتباط وضعیت پروژه با مشتریان و سهامداران، و غیره سروکار دارد که به طور جمعی موفقیت پروژه را تعیین می‌کند.

سیستم مدیریت پروژه ترکیبی از روش‌ها و فناوری‌ها است که به شما در برنامه‌ریزی، سازماندهی و زمان‌بندی هر چیزی که به موفقیت یک پروژه نیاز دارید کمک می‌کند. وظیفه اصلی یک سیستم مدیریت پروژه کمک به مدیران در انجام مسئولیت های روزمره مدیریت پروژه است. به طور خلاصه می توانید سیستم مدیریت پروژه مدرن، را به عنوان یک مجموعه ابزار در نظر بگیرید که به شما در انجام فعالیت‌های مختلف در مدیریت پروژه کمک می‌کند. برخی از رایج‌ترین فعالیت‌ها که یک سیستم مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند به شرح زیر هستند:

• برنامه ریزی پروژه و مدیریت وظایف
• بودجه بندی و کنترل هزینه
• مدیریت ریسک
• توسعه هماهنگی و همکاری تیمی
• ایجاد گزارش پروژه

همان طور که می دانید، تعداد بی شماری از سیستم های مدیریت پروژه در وب وجود دارند. با این حال، همه آنها سیستم های مدیریت پروژه تمام عیار نیستند، زیرا همه ابزارهای لازم برای مدیریت پروژه را در خود جای نمی دهند.

از سوی دیگر، یک ابزار پیشرو سیستم نرم افزاری مدیریت پروژه مانند ProofHub که تمام ویژگی های ضروری مورد نیاز برای مدیریت پروژه ها و همچنین تیم ها را در دسترس قرار می دهد مانند یک نسیم است. با نرم افزار مدیریت پروژه مانند ProofHub، نیازی به جابجایی بین ابزارهای مختلف نیست زیرا می توانید از یک رابط واحد به همه چیز دسترسی داشته باشید.

چرا باید از سیستم مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

امروزه افراد در هر حرفه ای برای رضایت مشتری و نتایج بهتر به راه حل های آنلاین متکی هستند. دلایل متعددی برای استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه وجود دارد، اما به طور دقیق، سه دلیل اصلی عبارتند از:

• قابلیت مشاهده: پیشرفت در تمام قسمت های پروژه های خود را مشاهده کنید، فعالیت های در معرض خطر را شناسایی کنید، جدول زمانی را بررسی کنید و وضعیت پروژه را در زمان واقعی به اشتراک بگذارید.

• مسئولیت‌پذیری: بتوانید به‌روزرسانی‌های به‌موقع پروژه برای افراد در همه سطوح را انجام دهید و دیدگاه خلاصه‌ای از همه پروژه‌ها، وظایف عقب افتاده، جلوگیری از از دست دادن ضرب‌الاجل‌ها، و عدم سردرگمی بیشتر در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های فردی را بتوانید به موقع تشخیص دهید.
• سازمان‌دهی: ابزارهای گردش کار را در یک مکان نگه دارید، مکان مرکزی را برای تمام جزئیات پروژه و به‌روزرسانی‌ها نگه دارید، فایل پروژه را در مکانی امن ذخیره کنید و پروژه الگوهای پروژه را ثابت نگه دارید.

بنابراین، اکنون که دلایل اصلی سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت پروژه را می دانید، زمان آن رسیده است که اهمیت انتخاب سیستم مدیریت پروژه مناسب و ویژگی هایی را که باید در آن جستجو کنید، درک کنید.

انتخاب سیستم مدیریت پروژه مناسب

احتمالا نمی‌توانید زمانی که بهترین سیستم مدیریت پروژه را انتخاب می‌کنید، اشتباهی مرتکب شوید. شما به عنوان مدیر پروژه، باید یک طرح پروژه تهیه کنید، حوزه پروژه ها را تعریف کنید و همه چیز را در این ابزار زمان بندی و برنامه ریزی کنید. بنابراین، مهم است که یک سیستم مدیریت پروژه را هوشمندانه انتخاب کنید.

بیایید ویژگی‌های ضروری را که یک سیستم مدیریت پروژه مؤثر باید داشته باشد، بررسی کنیم:

1. مدیریت ریسک

ریسک یعنی شرایط نامشخصی که ممکن است بر پروژه شما تأثیر بگذارد. پروژه ای خاص و بدون ریسک وجود ندارد. از ابتدا تا مراحل توسعه، این احتمال وجود دارد که موقعیت های پیش بینی نشده ای پدیدار شوند و تأثیرات بزرگی بر پروژه بگذارند. بنابراین، مدیران پروژه از فرآیند مدیریت ریسک برای به حداقل رساندن هرگونه مشکل احتمالی که ممکن است بر جدول زمانی پروژه تأثیر بگذارد، استفاده می کنند. سیستم شما باید بتواند ریسک ها را در طرح پروژه شناسایی و مدیریت کند و همه ریسک ها را از قبل محاسبه کند.

2. مدیریت منابع

برنامه‌ریزی تخصیص منابع فرایندی است که توصیف می‌کند چه نوع منبع مورد نیاز است و چه زمانی برای مدیریت منابع حیاتی است. بنابراین استفاده از ابزاری که مدیریت منابع را ارایه می‌دهد، مناسب است. برای هر پروژه، مدیریت منابع یک بخش مکمل است که از کل هزینه پروژه و سایر موارد مرتبط آگاه خواهد شد. بنابراین، داشتن یک تابع مدیریت منابع بر روی یک ابزار مدیریت پروژه برای محاسبه هزینه‌ها و توزیع به موقع کارها بسیار مناسب است. به عنوان مثال، Mavenlink راه حل هایی برای برنامه ریزی منابع، همکاری و مدیریت مالی ارائه می دهد.

3. وابستگی ها، نقاط عطف، و مسیر بحرانی

کاملا متداول است که پروژه ای را ببینید که در آن وظایف به یکدیگر متصل هستند، مثلا مرحله دوم ممکن است به مرحله دهم متصل شود. در این موارد، وظایف را نمی توان به طور جداگانه از هم انجام داد. کافی است سیستمی داشته باشید که بتوانید تمام مراحل توسعه یک پروژه را به همراه وابستگی‌های کاری تعریف کنید. همچنین، با تعیین نقاط عطف و علامت‌گذاری نقاط خاص در یک پروژه، مطمئن شوید که آیا پروژه شما در جهت درست حرکت می‌کند یا نه. به عنوان مثال می توان از نمودار گانت نام برد.

4. سهولت استفاده

سهولت استفاده یک الزام برای مدیران پروژه است که بدون شک مجبورند پروژه ها و افراد متعددی را به طور همزمان مدیریت کنند. آنها معمولاً ابزارهایی که استفاده و تخلیه منابع کسب و کارهای کوچک دشوار باشد را به کار نمی گیرند. یک سیستم مدیریت پروژه باید به راحتی با استفاده از چندین ابزار در دسترس کارکنان قرار گیرد، که از یک طراحی ساده با رابط کشیدن و رها کردن، عملکرد آسان و نگهداری و پشتیبانی روان داشته باشد.

5. ادغام شخص ثالث

با وجود تیم هایی که هر روز به یک سیستم مدیریت پروژه وابسته هستند، منطقی است که ابزار شما باید بتواند داده ها را با برنامه های دیگر همگام کند. یک مجموعه یکپارچه عملکردهایی را ارائه می دهد که برای اهداف مختلف مربوط به مشاغل مختلف است. این یک راه آسان و مستقیم برای ارتقای مدیریت پروژه شما به سطح بالاتر است. مدیران پروژه باید به دنبال یک سیستم مدیریت پروژه با پشتیبانی یکپارچه برای برنامه های محبوب مانند Dropbox، Google Drive، OneDrive و Box باشند. همه انتخاب‌های برتر مانند ProofHub شامل ادغام با Google Drive، Dropbox، FreshBooks و بسیاری موارد دیگر است.

6. سیستم گردش کار چابک

چابک، یکی از محبوب ترین روش های مدیریت پروژه است. با توجه به تحقیقات مؤسسه مدیریت پروژه در سال 2021 در مورد رسیدن به ارزش مدیریت پروژه:

• 75 درصد از سازمان های بسیار چابک به اهداف تجاری خود دست یافتند.
• 65 درصد به موقع به پایان رسید.
• 67 درصد در حد بودجه به پایان رسید

واضح است که سازمان های چابک سریعتر از غیرچابک رشد می کنند. ابزار مدیریت پروژه چابک گردش کار را صاف نگه می دارد، شفافیت بهتر را تضمین می کند، چابکی و انعطاف پذیری را به ارمغان می آورد و به تیم ها کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند.

7. استفاده از هیئت مدیره برای مدیریت پروژه‌ها

هیئت های مدیریت پروژه تصمیم گیرندگانی هستند که در ارتباط با افرادی که روی پروژه کار می کنند مؤثر خواهند بود. بر وضعیت وظایفی تمرکز می کند که توسط آن می توان کار را در مراحل مختلف پروژه جابجا کرد. تیم‌هایی که روی پروژه‌ها کار می‌کنند می‌توانند آنچه را که در حال پیشرفت است در یک نگاه ردیابی کنند و پروژه‌ها را به صورت بصری مدیریت کنند. هییت مدیره در یک سیستم مدیریت پروژه مانند ProofHub به حفظ جریان ثابت وظایف به صورت متوالی کمک می‌کنند، بنابراین روند تحویل کار را تسریع می‌کنند.

8. ردیابی زمان موثر

مدیران بیشتر و بیشتری مشتاق ردیابی زمان به عنوان یک ویژگی مهم برای برنامه‌ریزی بهتر، تخمین زمان دقیق، و کار با دقت زیاد روی وظایف پروژه هستند. یک سیستم مدیریت پروژه با یک ابزار ردیابی زمان، نحوه حرکت پروژه‌ها را بهبود می‌بخشد.

9. گردش کار قابل تنظیم

هر تیم باید با استفاده از تکنیک ها و ابزارهای مختلف کار کند، زیرا یک ابزار و روش برای همه مناسب نیست. سفارشی سازی راهی برای تیم های مدرن است که به طور موثر کار کنند. با توجه به نیازهای تیم، یک سیستم باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند خود را با یک فرآیند منحصر به فرد که پیشرفت کار را دنبال می کند، سازگار کند. گردش کار سفارشی در یک سیستم مدیریت پروژه پیشرفت کار را با دقت پیگیری می کند. برای نظارت آسان، فهمیدن اینکه چه کسی روی چه چیزی و در کدام مرحله از گردش کار، کار می کند، آسان می شود.

10. برنامه موبایل

مدیران پروژه اغلب در حال حرکت، در جلسات یا انجام امور هستند. هیچ کس نمی خواهد خود را به لپ تاپ محدود کند. اپلیکیشن های موبایل بهترین جایگزین لپ تاپ ها هستند. برنامه‌های تلفن همراه مدیریت پروژه راهی راحت برای پیگیری وظایف، نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌ها هستند.

11. به راحتی همکاری کنید

همکاری بخش بزرگی از مدیریت پروژه است و زمانی که از سیستم مدیریت پروژه استفاده می کنید، همکاری در همه پروژه ها برای شما آسان تر است. این سیستم باید به شما امکان دهد اسناد، فایل ها، وضعیت، جدول زمانی و وظایف را به راحتی و به سرعت با تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارید. بحث و گفتگو باید با توجه به تیم های راه دور و داخلی به راحتی انجام شود.

12. واگذاری کارها به آسانی

هنگامی که گروهی از افراد را مدیریت می کنید، خوب است که وظایفی را به هر فردی محول کنید تا از تکمیل موفقیت آمیز پروژه اطمینان حاصل کنید. سیستم مدیریت پروژه باید به شما این امکان را بدهد که به راحتی وظایف را بین تمام اعضای تیم اختصاص دهید. شما می توانید نقش هایی را به هر یک از افراد در تیم اختصاص دهید و دسترسی آنها را به اطلاعات مربوط به وظایف فراهم کنید.

چرا ProofHub بهترین سیستم مدیریت پروژه برای همه نوع تیم است؟

قبل از اینکه جهشی داشته باشیم و در مورد ویژگی های یکپارچه ProofHub بحث کنیم، اجازه دهید نگاهی گذرا به این نرم افزار بیندازیم.

ProofHub یک نرم افزار مدیریت پروژه است که چندین سازمان در سراسر جهان برای مدیریت کارآمد پروژه ها به آن اعتماد دارند. این نرم افزار با تمام ابزارهای ضروری مدیریت پروژه و همکاری که شما به عنوان مدیر پروژه به آن نیاز دارید بارگذاری شده است.

یکی از بزرگترین مزایای استفاده از ProofHub به عنوان یک سیستم مدیریت پروژه، رابط بصری آن است که منحنی یادگیری آسانی دارد. این بدان معناست که شما می توانید بدون نیاز به دانش تخصصی از تمامی ویژگی های ProofHub به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.

از منظر همکاری تیمی، نرم افزار مدیریت پروژه شما و تیمتان را به موقعیتی سودمند سوق می دهد. این نرم افزار دارای یک رابط چت داخلی است که به شما امکان می دهد با اعضای تیم خود در یک چت یک به یک یا چت گروهی چت کنید.

برخلاف بسیاری از سیستم‌های مدیریت پروژه دیگر، ProofHub مجهز به ابزارهای تصحیح و نشانه‌گذاری آنلاین است که ارائه بازخورد و پیشنهاد در مورد طرح‌ها و اسناد را بسیار آسان می‌کند. به‌عنوان فردی که چندین پروژه را مدیریت می‌کنید، هرگز نباید نگران باشید که در مورد تمام فعالیت‌های پروژه در هنگام استفاده از ProofHub به‌روز باشید.

در اینجا مروری سریع بر برخی از ویژگی های کلیدی ProofHub است که آن را به عنوان بهترین سیستم مدیریت پروژه برای تیم ها معرفی می کند:

• هم‌کاری بلادرنگ : ProofHub به کاربران این توانایی را می‌دهد تا در هم‌کاری با دیگران کار کنند و بر روی پروژه‌های فردی متمرکز شوند و در صدر هر فعالیت پروژه بمانند.
• به اشتراک گذاری اسناد: به غیر از همکاری بلادرنگ، ProofHub به کاربران خود اجازه می دهد اسناد را از هر مکان و هر زمان با هم به اشتراک بگذارند و روی آنها کار کنند. می‌توانید برنامه‌های ذخیره‌سازی ابری شخص ثالث را نیز در سیستم ادغام کنید.
• مدیریت زمان: ردیابی زمان در حال تبدیل شدن به بخشی از هر تیم پروژه است. می‌توانید داده‌های زمانی همه فعالیت‌ها را با استفاده از تایمرها و برگه‌های زمانی به درستی پیگیری و ثبت کنید و مطمئن شوید که مهلت‌های از دست رفته وجود ندارد.
• گزارش گیری: ویژگی گزارش دهی ProofHub به شما امکان می دهد گزارش های دقیقی ایجاد کنید که تصویر واضحی از نحوه استفاده از منابع، پیشرفت پروژه ارائه می دهد و داده هایی را که برای مجموعه ای از نقاط عطف نیاز دارید ساده کنید.
• نمودار گانت: ابزار نمودار گانت در ProofHub به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های پروژه را ایجاد کنید، وابستگی‌های کار را تجسم کنید، نقاط عطف تعیین کنید، مسیرهای حیاتی را شناسایی کنید و ضرب‌الاجل‌های پروژه‌های مختلف را رعایت کنید.

در حال حاضر چندین سیستم مدیریت پروژه در دسترس هستند که می توانید از آنها برای مدیریت پروژه های خود استفاده کنید. بسته به اندازه کسب و کار و تیم خود، می توانید از ویژگی های تخصصی تری برای مدیریت پروژه استفاده کنید. با این حال، ما ProofHub را به شما توصیه می کنیم زیرا این بهترین سیستم مدیریت پروژه است که تیم ها با هر اندازه، هر صنعت و هر بخش می توانند از آن برای مدیریت چندین پروژه به طور همزمان استفاده کنند. قطعاً می تواند به شما کمک کند تا پروژه های خود را دوباره تحت کنترل بگیرید.